Privacyverklaring leveranciers en klanten
(uitsluitend klanten van onze winkels/lunchrooms/werkplaatsen)

Deze privacyverklaring is bedoeld voor leveranciers en klanten (hier gaat het om klanten van de winkels/lunchrooms/werkplaatsen) van de Raphaëlstichting. De privacyverklaring is geplaatst op de website van de Raphaëlstichting. Deze verklaring is in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving. De Raphaëlstichting geeft hiermee richting aan het privacybeleid en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft.

Kortom: de Raphaëlstichting vindt privacy belangrijk. We leggen in onze privacyverklaring uit hoe we met (bijzondere) persoonsgegevens omgaan .
Deze verklaring geeft een toelichting op de verwerking van persoonsgegevens en is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgesteld.

Wij maken u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen. Ook hebben wij uw persoonsgegevens nodig om wettelijke verplichtingen na te leven, bijvoorbeeld fiscale.

Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens worden verstaan: alle tot de persoon herleidbare gegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, en woonplaats, maar het kan ook gaan om een foto of e-mail adres. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur etcetera.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van leveranciers en klanten (van onze winkels)

Uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mail, bankrekeningnummer en dergelijke voor de communicatie (met u dan wel met partijen die met uw overeenkomst met ons direct te maken hebben, zoals de Belastingdienst) benodigde gegevens.

Voor welke doeleinden verwerkt de Raphaëlstichting uw persoonsgegevens?
Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een aanbod te kunnen toesturen, artikelen te kunnen leveren, te kunnen factureren en met u over (aspecten van) de overeenkomst te kunnen communiceren.

Bent u een (potentiële) leverancier of opdrachtnemer van ons, dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft aan dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze administratie waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Apple en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze doorgiften een gerechtvaardigd belang omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Aan wie worden uw persoonsgegevens verstrekt?
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens ten bate van de overeenkomst met u doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen bijvoorbeeld bezorgdiensten zijn of partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals onze provider. Verder maken wij gebruik van Apple hard- en software, en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Indien u gebruik maakt van onze nieuwsbrief, worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de aanbieder van deze dienst. U kunt zich te allen tijde afmelden door de in de mailing aangegeven mogelijkheid (dit is voor sommige nieuwsbrieven een link, voor anderen wordt u verzocht de mail te beantwoorden en aan te geven dat u de mails niet meer wenst te ontvangen), mocht u op de mails niet langer prijs op stellen.

De partijen aan wie uw gegevens doorgegeven kunnen worden zijn o.a.:

  • de Belastingdienst;
  • de ICT leverancier;
  • de provider.

Hoe gaat de Raphaëlstichting met uw persoonsgegevens om?
De Raphaëlstichting bewaart uw persoonsgegevens zorgvuldig, niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Binnen de Raphaëlstichting mogen medewerkers alleen uw persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De medewerkers van de Raphaëlstichting hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen en/of laten nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Onze systemen zijn beveiligd volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging en hierover maken wij ook afspraken met onze dienstverleners en leveranciers.

Bewaarperiode
Indien u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Indien u wilt dat uw gegevens direct verwijderd worden, gelieve dit aan ons te laten weten. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. Dit is de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar informatiebeveiliging@raphaelstichting.nl.
Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken op uw verzoek reageren.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u zich richten aan de functionaris informatiebeveiliging, via informatiebeveiliging@raphaelstichting.nl

Kan de Raphaëlstichting dit document wijzigen?

De Raphaëlstichting mag deze privacyverklaring wijzigen.