Zorgreflectie/Teamreflectie
Reflectie is een vast onderdeel van het werk van de meeste medewerkers bij de Raphaëlstichting. Het vindt plaats tijdens verschillende momenten zoals clientbesprekingen, trainingen, teamoverleggen en dagelijkse overdracht. De Raphaëlstichting vindt reflectie belangrijk en biedt daarom alle teams instrumenten en coaches aan om de kwaliteit van de reflectie te verbeteren. Een belangrijk instrument is Beelden van Kwaliteit. Omdat dit een intensief traject is, kunnen niet alle teams daar jaarlijks aan deelnemen. Teams worden daarom gevraagd jaarlijks stil te staan bij hun handelen en te reflecteren op onderwerpen die voor hen nuttig zijn. Het doel hiervan is om inzicht te krijgen in de ontwikkelpunten van de teams en hoe de organisatie hen daarbij kan ondersteunen. De uitkomsten worden vastgelegd en jaarlijks op organisatieniveau geanalyseerd. Dit jaar heeft 65% van de teams een teamreflectie gehouden.
Er is een daling geweest in het aantal teamreflecties tijdens de coronapandemie, maar dit is nu weer terug op hetzelfde niveau als voorheen. Dit jaar heeft iets meer dan de helft van de teams bij de reflectie gebruik gemaakt van een coach en een aantal teams heeft gebruik gemaakt van Beelden van Kwaliteit of een scan vanuit het traject van Waardigheid en trots.
Hoewel de inhoud van het overgrote deel van de reflectieverslagen kwalitatief goed is en het instrument steeds serieuzer wordt genomen, leeft de teamreflectie niet overal bij de teams of wordt het niet als ondersteunend ervaren. De Raphaëlstichting wil het nieuwe besturingsmodel aangrijpen om op instellingsniveau een analyse te maken van de teamreflecties en deze input te gebruiken voor de jaarplannen bij de instellingen.
Trots
Dit jaar hebben we wederom aan teams gevraagd waar zij trots op zijn. De onderwerpen die zij aangeven zijn divers. De meest genoemde onderwerpen zijn: de samenwerking binnen het team, de kwaliteit van zorg die zij bieden, het ondernemerschap van het team en de veerkracht die het team toont ondanks uitdagingen zoals hoog ziekteverzuim, personeelsgebrek, wisseling van teamleden, inzet van zzp’ers, veranderende hulpvraag van cliënten en druk vanuit de organisatie, maatschappij en wet- en regelgeving. Slechts een enkel team geeft aan dat zij trots zijn op het werken vanuit de antroposofie.
Ontwikkeling en effect
We vragen de teams ook waarin zij willen verbeteren en wat het effect daarvan kan zijn. Veelal wordt de samenwerking binnen het team en met anderen (waaronder veelal de samenwerking tussen wonen en werken) genoemd, maar ook de samenwerking binnen de driehoek en met externe partijen is een ontwikkelpunt. Door het verbeteren van de samenwerking met anderen en de onderlinge communicatie, taakverdeling en afstemming binnen het team, is de verwachting dat cliënten meer duidelijkheid, rust en structuur zullen ervaren.
Ook geeft een zeer groot deel van de teams aan zich te willen verbeteren in de persoonsgerichte zorg. Het gaat hier om beter aansluiten bij de vraag van de cliënt, communicatie met de cliënt en eigen regie en zeggenschap. Hierdoor kan nog beter worden aangesloten bij de wensen van de cliënt en zal de cliënt zich nog meer begrepen voelen, veiligheid ervaren en zich kunnen ontwikkelen. Een belangrijke actie hierbij is het vergroten van kennis, onder andere door scholingen te volgen op onderwerpen als de methodieken Geef me de Vijf, autisme, MVG, ergonomie, cliëntcommunicatie en antroposofie.
Bij veel werkplaatsen gaat het in de teamreflecties over het ondernemerschap. Zij willen meer zichtbaar zijn in de maatschappij, daarmee samenwerken en voor cliënten nieuwe mogelijkheden en kansen creëren door het uitbreiden van werk- en activiteitenvormen binnen de organisatie, maar ook door mogelijkheden te creëren voor cliënten in de maatschappij.
Professionalisering is ook een thema dat in een groot deel van de reflecties wordt benoemd. Het gaat daarbij voornamelijk om het verbeteren van het (multidisciplinair) werken in het ECD en overlegvormen, effectief vergaderen en het vergroten van vakinhoudelijke kennis. Dit zal effect hebben op de kwaliteit van zorg, voorkomen van risico’s, maar zeker ook kunnen zorgen voor meer rust in het team, doordat zaken beter georganiseerd zijn.
Een groot aantal teams geeft aan onder druk te staan door hoog ziekteverzuim, personeelsgebrek, wisselingen in teams, gebruik van zzp’ers, veranderende hulpvraag van de doelgroep, druk vanuit de organisatie, maatschappij en wet- en regelgeving. Naast het verder professionaliseren willen zij de draagkracht van het team vergroten door het werven van nieuwe medewerkers, opleiden van stagiaires en inzetten van vrijwilligers om roosterproblemen op te lossen. Tegelijkertijd wordt genoemd dat het niveau van de medewerkers ook op peil gehouden moet worden en dat de samenstelling van het team daarbij van belang is.
Effect en vergelijking met vorig jaar
Hoe hebben de voorgenomen verbetermaatregelen in 2021 effect gehad en hoe verhouden deze zich tot de uitkomsten van de reflecties in 2022?
- In lijn met de plannen zijn alle cliënten (of hun vertegenwoordigers) in 2022 uitgenodigd om deel te nemen aan het cliëntervaringsonderzoek (zie kopje: Cliëntervaringsonderzoek).
- Een ander beoogd effect was dat alle cliënten een actueel zorgplan zouden hebben en dat er twee keer per jaar stil zou worden gestaan bij de zorg en begeleiding die wij geven, met de cliënten (en/of hun vertegenwoordigers) (zie hoofdstuk: Goed gedocumenteerde zorgplancyclus). Dit zou moeten resulteren in een verbetering van de zorg en begeleiding. Het is echter niet duidelijk of deze doelstelling is behaald.
- Sommige van de effecten die voortkwamen uit de reflectie over 2021 zien we terugkomen in de reflecties van 2022. Teams geven bijvoorbeeld nog steeds aan dat door aandacht voor teamontwikkeling/teambuilding medewerkers beter samen gaan werken, de werksfeer verbetert en dit resulteert in betere begeleiding/zorg. Tegelijkertijd zijn er ook teams waarbij de samenwerking binnen het team goed gaat en waar zij trots op zijn.
- Het thema eigen regie/zeggenschap van cliënten en ontwikkelingen op het gebied van ondersteunende (cliënt)communicatie zijn nog steeds ontwikkelpunten en komen terug in de reflecties van 2022. Deze onderwerpen worden niet genoemd als punten waarop de teams trots zijn of waarop verbeteringen zijn gerealiseerd.
- Professionalisering blijft een thema waarop veel teams zich willen ontwikkelen en verbeteren, en ook dit komt terug in de reflecties van 2022. Het is echter niet mogelijk om uit analyse op organisatieniveau te halen of er sprake is geweest van ontwikkeling op dit gebied. Hiervoor zal ingezoomd moeten worden op het niveau van de teams zelf.
- Voor het laatste effect, namelijk dat de zorg en ondersteuning verbetert door meer kennis van gedrag/ziektebeelden wat resulteert in minder incidenten en een groter gevoel van veiligheid bij cliënten, geldt hetzelfde. Het is niet mogelijk om uit analyse op organisatieniveau te halen of er sprake is geweest van ontwikkeling op dit gebied. Ook hiervoor zal ingezoomd moeten worden op het niveau van de teams zelf.
Conclusie
Teams hebben ontwikkelpunten op diverse thema’s, zoals teamsamenwerking, werken met het ECD, eigen regie, ondersteunende communicatie en kennis over ziektebeelden. Dit jaar zijn er nieuwe ontwikkelpunten bijgekomen, waaronder meer externe gerichtheid op samenwerking met afdelingen binnen de organisatie en met externe partijen, alsook meer focus op ondernemerschap. Er worden concrete verbetermaatregelen genomen om de draagkracht van het team te vergroten, voornamelijk door verbeteringen in het personeelsbestand. Verder is er meer aandacht voor de antroposofie, waar men nieuw leven in wil blazen.
Na inrichting van het nieuwe besturingsmodel in 2023, willen wij in 2024 het reflecteren op de zorg een flinke impuls geven: meer focus op reflecteren op de zorg als vast onderdeel van het werk.
Terug naar vorige pagina