Privacyverklaring medewerkers en sollicitanten

Deze privacyverklaring is bedoeld voor medewerkers, sollicitanten, leerlingen, stagiaires en uitzendkrachten van de Raphaëlstichting. De privacyverklaring is geplaatst op de website van de Raphaëlstichting. Deze verklaring is in overeenstemming met de privacy wet- en regelgeving. De Raphaëlstichting geeft hiermee richting aan het privacybeleid en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft.

Kortom: de Raphaëlstichting vindt privacy belangrijk. We leggen in onze privacyverklaring uit hoe we met (bijzondere) persoonsgegevens omgaan .

Deze verklaring geeft een toelichting op de verwerking van persoonsgegevens door de Raphaëlstichting en is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgesteld.

Wij maken u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst/stageovereenkomst/uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende cao. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens worden verstaan: alle tot de persoon herleidbare gegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, en woonplaats, maar het kan ook gaan om een foto of e-mail adres. Bijzondere gegevens zijn gegevens die iets zeggen over gezondheid, godsdienst of bijvoorbeeld politieke voorkeur. Onder de AVG is het BSN nummer geen bijzonder persoonsgegeven meer. Desondanks blijft voor Nederland het verbod voor verwerking van BSN gelden, zoals we dat onder de Wet bescherming persoonsgegevens al jaren kenden. Het BSN nummer mag in Nederland alleen worden gebruikt als ergens in een wet staat dat het mag (artikel 87 AVG). Voor de Raphaëlstichting in de rol van werkgever is dat in de Wet op de loonbelasting. Het BSN mag echter niet gebruikt dan wel verwerkt worden als personeelsnummer; daar is geen juridische grondslag voor.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van medewerkers, sollicitanten, uitzendkrachten, stagiaires en medewerkers?
Uw naam, voornamen, BSN nummer, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mail, bankrekeningnummer en soortgelijke voor de communicatie (met u dan wel met partijen die met de arbeidsovereenkomst met ons direct te maken hebben, zoals de Belastingdienst of de verzuimdienst benodigde gegevens.

Voor welke doeleinden verwerkt de Raphaëlstichting uw persoonsgegevens?
De Raphaëlstichting verwerkt persoonsgegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stage-/praktijkovereenkomst of de arbeidsrelatie.
Dit bestaat uit bijvoorbeeld:

  • De behandeling van personeelszaken.
  • Het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen.
  • Het vaststellen en uitbetalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als medewerker of stagiair.

Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten.

Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, de GGD, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren zoals bijvoorbeeld bij doorgifte aan een leasemaatschappij of softwareleverancier.

Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimdienst hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren zoals de ICT-leverancier,leverancier personeelsdossier en leverancier Electronisch Cliëntendossier. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die deze partijen bezitten. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, hebben deze partijen uw persoonsgegevens nodig.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Apple en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze doorgiften een gerechtvaardigd belang omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Aan wie worden uw persoonsgegevens verstrekt?

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst.

Het gaat om de volgende partijen:

  • Belastingdienst
  • UWV
  • Arbodienst/bedrijfsarts
  • GGD
  • Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Pensioenfonds
  • Verzuimverzekeraar
  • WGA verzekeraar
  • Leverancier van de software voor personeelsdossier
  • Leverancier voor de software van het electronisch cliëntendossier
  • Leverancier voor ICT diensten

Hoe gaat de Raphaëlstichting met uw persoonsgegevens om?
De Raphaëlstichting bewaart uw persoonsgegevens zorgvuldig, niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Binnen de Raphaëlstichting mogen medewerkers alleen uw persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De medewerkers van de Raphaëlstichting hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen en/of laten nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Onze systemen zijn beveiligd volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging en hierover maken wij ook afspraken met onze dienstverleners en leveranciers.

Bewaarperiode
Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal een jaar te bewaren. De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, zullen wij bewaren gedurende een periode van zeven jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij vijf jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk twee jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.

Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. U kunt de hier boven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot M&O.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u zich richten aan de functionaris informatiebeveiliging, via informatiebeveiliging@raphaelstichting.nl

Kan de Raphaëlstichting dit document wijzigen?
De Raphaëlstichting mag deze privacyverklaring wijzigen.