Teamreflecties 2021
(reflectie met het team op de zorg en samenwerking)
Algemeen
De teamreflecties nodigen uit om met het team te reflecteren op het (waarom van het) eigen handelen in relatie tot de zorg, de cliënten, verwanten en de collega’s. Er is een aparte intranet-webpagina beschikbaar voor medewerkers over de teamreflecties. Hierop staan filmpjes over hoe je kunt reflecteren als team en ook worden er verschillende (eenvoudige) methoden uitgelegd waarvan (vrijblijvend?) gebruik gemaakt kan worden. De Raphaëlstichting volgt (vooralsnog) het kwaliteitskader VG door het onderwerp en methode van reflecteren helemaal vrij te laten aan de teams.
Omdat de teamreflecties met de werkwijze in 2020 voor het eerst ook écht cliëntgerichte verbetermaatregelen opleverde, wilden we doorgaan op de ingeslagen weg. Hierbij hebben wij opgemerkt dat: we geloven dat elk team reflecteert, impliciet en/ of expliciet. Door meer expliciet te reflecteren en de resultaten daarvan te delen met de organisatie, wordt de verbetering natuurlijk wel uitdrukkelijker zichtbaar en deelbaar.
Korte terugblik 2020
Uit de teamreflecties 2020 bleek dat de communicatie en samenwerking duidelijk was verbeterd ten opzichte van 2019. Een derde van de teams gaf expliciet aan dat er onderling tussen medewerkers vaker sprake was van open communicatie en veiligheid om feedback te kunnen geven. In de communicatie en afstemming met verwanten zag bijna de helft van de teams verbetering. Ook bijna de helft van de teams gaf aan trots te zijn op de extra inzet die met elkaar gedaan is in verband met corona. Deze teams vonden dat ze flexibel, creatief maar ook goed doordacht omgingen met (nieuwe oplossingen voor) de zorg. Een kwart van de teams gaf aan dat het gelukt was cliënten meer duidelijkheid, rust en een veilige omgeving te bieden, onder andere door mee te bewegen met de individuele zorgvraag van de cliënten.
2021: gerealiseerd in aantallen
– In totaal heeft 42% van de teams de resultaten van hun teamreflecties gedeeld met de organisatie. Het streefpercentage van 60% is hiermee niet gehaald. Toch zijn wij, gezien de beperkingen die de corona-pandemie opnieuw met zich meebracht, tevreden met dit percentage van 42%. Ter vergelijking: in 2020 was dit 49%, in 2019 was dit 64% en in 2018 was dit ook 42%.
– Meer teams hebben zich laten begeleiden door een externe coach. In 2021 heeft 57% van de teams die een teamreflectie heeft ingevuld, zich bij de teamreflectie laten begeleiden door een coach. Ter vergelijking: in 2020 was dit 45%.
– Alle teams hebben verbeteracties geformuleerd naar aanleiding van de teamreflectie en hebben daarbij ook aangegeven wat de cliënten daarvan gaan merken.
– De keuze voor de gehanteerde reflectiemethode of onderwerp is zeer divers en loopt uiteen van: Beelden van kwaliteit, 7-bronnen van arbeidsvreugde, specifieke casussen, de door de Raphaëlstichting gemaakte reflectiekaartjes, dynamische oordeelsvorming, Volgen van Golven, corona etc.
Zeer opvallend dit jaar is dat de twee locaties met de meeste teamreflecties (Rozemarijn en Breidablick) hier extra inspanningen voor hebben geleverd in 2021. De teams zijn op deze locaties gestimuleerd en begeleid en de voortgang werd gemonitord. Aan de andere kant zijn er ook locaties die weinig of helemaal geen teamreflecties hebben gedeeld met de kwaliteitsdienst van de Raphaëlstichting. Hiervoor worden verschillende redenen aangevoerd: De Noorderhoeve en de Novalishoeve geven aan (6) intervisiebijeenkomsten te hebben gehouden waarvan zij de uitkomsten niet in het reflectieformulier willen/kunnen delen. Scorlewald en Midgard geven aan dat het reflecteren als ‘moeten’ wordt ervaren, en dat het formulier en de werkwijze (vrije open werkwijze) niet ondersteunend werkt. Midgard opteert de teamreflecties beter in te bedden door deze bijvoorbeeld aan te laten sluiten bij het nieuwe meerjarenbeleidsplan. Queeste geeft aan dat reflecteren op alle afdelingen leeft, maar dat het invullen van het reflectieformulier dit niet doet. Iambe en Rudolf Steiner Zorg hebben geen reflecties gehouden door (corona)drukte.
2021: gerealiseerd inhoudelijk
Omdat ongeveer 70% van de ingeleverde teamreflecties bij Breidablick en Rozemarijn vandaan komen, is onderstaande vooral op deze twee locaties van toepassing.
Inhoudelijk is de verslaglegging van de teamreflecties in 2021 flink verbeterd ten opzichte van eerdere jaren. Zorgvuldige (soms zeer uitgebreide) reflectieverslagen waaruit je kunt opmaken dat het instrument serieus wordt genomen en een échte bijdrage levert aan het verbeteren van de kwaliteit van de zorg en het team. In andere woorden: er is een stijgende lijn zichtbaar op methodisch reflecteren en het formuleren van verbetermaatregelen en de teams lijken hier enthousiast over te zijn.
Te verbeteren in 2022: De effecten die cliënten merken van de voorgenomen verbetermaatregelen zijn vaak indirect te noemen (exemplarisch voorbeeld: cliënten ervaren meer rust en duidelijkheid op de groep, doordat medewerkers beter samenwerken). Wij zouden wensen dat er in 2022 meer verbeterplannen zijn die direct impact hebben op het leven van cliënten. Dit zullen wij gaan stimuleren door dit bij de instructie te expliciteren.
Waarop is ingezet in 2021?
Naar aanleiding van de teamreflecties in 2020 gaven teams de volgende verbeterpunten aan:
– In 2021 wil een kwart van de teams meer structuur aanbrengen in de planning (en het nakomen van deze planning) van de zorgplancyclus en de bijbehorende gesprekken met cliënten en verwanten. Op die manier willen teams ook de ondersteuningsafspraken beter kunnen monitoren en nakomen.
– Ook geeft ruim een kwart van de teams aan de rolduidelijkheid te willen verbeteren. Dit betreft rolduidelijkheid en werkverdeling onderling tussen collega’s, maar ook rolduidelijkheid (en soms grenzen) met verwanten.
– Cliënten gaan (volgens de helft van de teams) volgend jaar meer duidelijkheid en structuur ervaren (ook in de afstemming met verwanten, zodat cliënten één antwoord krijgen). Maar ook dat ondersteuningsafspraken beter worden nagekomen. Voor medewerkers ligt de focus hierbij op het voor cliënten realiseren van een goede dag, avond en nacht, waarbij medewerkers aansluiten bij en afstemmen op wat cliënten op dat moment vragen of nodig hebben.
– Bijna een derde van de teams wil dat cliënten zich in 2021 (nog) meer gezien, begrepen en geaccepteerd voelen (oa door maken afspraken, maar ook door scholing van medewerkers). Deze teams willen cliënten meer serieus nemen en ook moeilijke onderwerpen bespreekbaar maken (zoals bijvoorbeeld seksualiteit).
Wat is van de voorgenomen verbeterpunten gelukt in 2021?
– Het doel om meer structuur aan te brengen in de planning van de zorgplancyclus (en het nakomen van deze planning en inclusief gesprekken met cliënt/vertegenwoordiger), is volgens een aantal teams goed gelukt. Niet alle teams die dit zich hadden voorgenomen blikken hier bij de nieuwe teamreflectie op terug. Waar het niet is gelukt gelden overigens de heftige coronaperikelen als verzachtende omstandigheid. Centraal zal de Raphaëlstichting in 2022 met de kwartaalmonitor gaan sturen op de zorgplancyclus (zie indicator verderop).
– Rolduidelijkheid was een groot thema. Het is niet met zekerheid te zeggen of dit is verbeterd. Wel valt op dat het onderwerp nu veel minder vaak voorkomt als verbeterpunt.
– Of cliënten meer duidelijkheid en structuur ervaren zouden we eigenlijk aan cliënten zelf moeten vragen. Dit gaan wij ook doen, met het nog uit te voeren cliëntervaringsonderzoek 2022. De teams zelf geven een verdeeld beeld: er zijn teams die vinden dat zij er goed in slagen om cliënten duidelijkheid en structuur te bieden en er zijn teams die dit (opnieuw) voor 2022 als verbeterpunt opnoemen.
Wat is nog meer gelukt in 2021?
– Teams geven aan er trots op te zijn dat het lukt om cliënten warme, persoonlijke individuele aandacht te geven. Hierbij is – bij een groeiend aantal teams – extra aandacht voor de eigen regie van cliënten door hen zoveel mogelijk keuzes zelf te laten maken.
– Ook zijn er meerdere teams die trots zijn op hun teamontwikkeling. De samenwerking is hier sterk verbeterd en daar is soms hard aan gewerkt met elkaar. Er is hier nu een goede werksfeer en er is voldoende veiligheid om feedback te kunnen/durven geven.
– Professionaliteit is een onderwerp waarover de teams weer meer verdeeld zijn. Er zijn teams die in 2021 stappen hebben gezet in professionalisering (bijvoorbeeld rondom agressie, automutilatie en het passend inzetten van interventies), maar bij 30% van de teams wordt toch ook wel aangeven meer scholing te wensen om de professionaliteit te verbeteren.
– Ook het bieden van een veilige basis aan cliënten – juist ook in regelmatig veranderende omstandigheden door corona – wordt door een tiental teams genoemd als een belangrijk onderwerp. Medewerkers zijn hierbij trots op de flexibiliteit en vindingrijkheid van het eigen team.
Verbeterpunten voor 2022
Verbeterpunten van de teams
– Voor 5 teams is het geven en ontvangen van feedback een ontwikkelpunt in 2022.
– Nog eens 6 andere teams geven aan teambuilding te gaan doen (met als doel betere samenwerking door taakduidelijkheid, vertrouwen in elkaars wil/motivatie en kennis, eenzelfde communicatie/boodschap aan cliënten/verwanten, oppakken waar een ander iets laat liggen).
– Er zijn 10 teams die aan de slag gaan met professionalisering en in dit kader wordt – in volgorde van aantal keer genoemd – ingezet op: vakinhoudelijke scholing (rondom ziektebeelden bijvoorbeeld), kennis van gedrag vergroten, overdracht en rapporteren op doelen, structureler/beter overleg wonen-werkplaatsen, betere schriftelijke communicatie, dagprogramma’s beter uitwerken, structureler/beter overleg wonen-werkplaatsen.
– Dan zijn er 6 teams die aangeven meer verdieping te gaan zoeken in de antroposofie.
– Een tekort aan medewerkers klinkt bij meerdere teams als (grote) zorg, maar daar worden bijna nooit verbetermaatregelen aan gekoppeld.
– Tot slot zijn er drie teams die aan de slag gaan met (ondersteunende)cliëntcommunicatie (denk aan picto’s, verwijzers, foto’s, gebarentaal) en nog eens 4 teams die de eigen regie en zelfredzaamheid van cliënten willen vergroten in 2022.
Dit gaan bewoners/dagbesteders/deelnemers ervan merken in 2022
– Alle cliënten (of hun vertegenwoordiger) worden in 2022 uitgenodigd om deel te nemen aan het cliëntervaringsonderzoek. De resultaten daarvan worden in 2023 opgepakt.
– Bijna alle cliënten hebben een actueel zorgplan.
Bijna alle cliënten (of hun vertegenwoordigers) hebben 2x per jaar een gesprek met de medewerkers over de zorg. Afspraken hierover worden vastgelegd in het evaluatieverslag.
– Door teamontwikkeling/teambuilding werken medewerkers beter samen, is er een betere werksfeer (meer ontspannen, gemotiveerde medewerkers), wat resulteert in betere begeleiding/zorg.
– Doordat er wordt ingezet op eigen regie/zeggenschap van cliënten, geeft dit meer passende rust en ritme voor de cliënt. Belangrijk hierbij is voor sommige cliënten de ondersteunende communicatie, zodat de kleinste vormen van vragen om eigen regie door cliënten kunnen worden opgemerkt en beantwoord.
– Door professionalisering van de medewerkers ervaren cliënten meer duidelijkheid (bijvoorbeeld: wat is de volgende activiteit?) en meer rust (bijvoorbeeld: afspraken over bezoek familie van andere cliënten).
– Betere begeleiding door meer kennis van gedrag/ziektebeelden cliënten resulteert in minder incidenten en een groter gevoel van veiligheid bij cliënten.
Randvoorwaardelijk voor de hele Raphaëlstichting
Er wordt veel meer gereflecteerd door teams dan dat er reflectieformulieren worden ingevuld. Zo zijn er teams die met intervisie hebben gereflecteerd en de oogst daarvan niet hebben gedeeld met de organisatie. Dit is jammer en vraagt in 2022 opnieuw onze aandacht.
Op de volgende 4 indicatoren zal in 2022 gestuurd worden in de kwartaalmonitor:
– 80% van de teams voert in 2022 een zorgreflectie/teamreflectie uit en upload een ingevuld reflectieformulier inclusief verbetermaatregelen.
– 80% van de cliënten neemt in 2022 deel aan het cliëntervaringsonderzoek.
– 97% van de zorgplannen heeft in ONS de status ‘Actueel’.
– 97% van de cliënten heeft een evaluatieverslag dat niet ouder is dan 6 maanden. (Deze laatste indicator geeft zicht op onze wens (en de verplichting) 2 x per jaar een gesprek te voeren met de cliënt/vertegenwoordiger over de zorg).
Terug naar vorige pagina