Terug naar vorige pagina

Samenvatting uitkomsten Audits 2021

Ook dit jaar is het auditteam in het voorjaar en in het najaar op digitaal bezoek geweest bij locaties van verschillende instellingen. Zij bevroeg medewerkers op een aantal onderwerpen en luisterde naar ervaringen uit de praktijk.
Het doel van de tweejaarlijkse audit is het verkrijgen van informatie over de verschillende processen, structuren en de onderlinge samenhang. Het legt de sterke en zwakke punten bloot en geeft mogelijkheden voor verbetering aan. De resultaten van de audits zijn een stimulans voor de ontwikkeling van de organisatie.

Het auditteam heeft beide audits digitaal uitgevoerd vanwege de coronamaatregelen. Ondanks dat men de praktijk niet heeft kunnen zien, is deze vorm goed bevallen. Dit komt mede doordat de onderwerpen zich hier goed voor leenden. De digitale audits hebben veel informatie opgeleverd, waren gemakkelijker te organiseren en kostten minder tijd.
Er zijn dit jaar audits uitgevoerd bij Midgard, Rozemarijn, Scorlewald, Breidablick, Dijkgatshoeve, Rudolf Steiner Zorg en de Novalishoeve.

Onderwerpen waarop geaudit is in het voorjaar zijn: zorgplancyclus en privacy.
In het najaar is er een audit uitgevoerd op mondzorg en op de samenwerking tussen verschillende disciplines.
Hieronder leest u over de uitkomsten:

Audit zorgplancyclus en privacy

Positieve bevindingen

  • Tijdens alle audits is geconstateerd dat medewerkers op de hoogte zijn van het beleid rondom de zorgplancyclus en dat men informatie over dit onderwerp in het kwaliteitshandboek op intranet weet te vinden.
  • Tijdens de audits zijn goede voorbeelden gezien waarbij teams ondersteund worden bij het proces in de zorgplancyclus, zoals: een vaste overlegstructuur waarmee senioren middels een frequent overleg ondersteund worden door gedragsdeskundigen en leidinggevenden, een controller die overzicht houdt en verantwoordelijken een seintje geeft als zij iets moeten uitvoeren, een kwaliteitscoach die teams ondersteunt bij het plannen en organiseren, een digitaal jaarboek waarmee de voortgang wordt bewaakt, iemand die binnen de organisatie de planning van evaluatiegesprekken maakt en zorgt dat alle betrokkenen uitgenodigd worden.
  • Een ander positief punt is dat werkplaatsleiders door de coronamaatregelen bij woningen zijn ingezet en veel uit handen hebben kunnen nemen. Hierdoor heeft men meer tijd vrij kunnen maken voor het proces rondom de zorgplancyclus.
  • Ook is geconstateerd dat er teams zijn waar men goed op de hoogte is van het beleid rondom de privacywetgeving.
  • Als laatste wordt opgemerkt dat het steeds vanzelfsprekender is dat cliënten betrokken worden bij het opstellen en evalueren van het zorgplan. Daarbij is tevens meer aandacht voor eigen regie en perspectief.

Bevindingen waaraan verbetermaatregelen gekoppeld kunnen worden

  • T.a.v. multidisciplinaire samenwerking
    – Bij 83% van de audits is geconstateerd dat rondom de zorgplanplancyclus niet altijd multidisciplinair gewerkt wordt. Vaak doordat begeleiders van de werkplaatsen niet deelnemen aan zorgplanplanbesprekingen of slechts een klein gedeelte van het gesprek aanwezig zijn. In enkele gevallen wordt wel een evaluatie geschreven. Als reden wordt vaak aangegeven dat er onvoldoende rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van de werkplaatsleider.
    – Bij 50% van de audits is geconstateerd dat er nauwelijks betrokkenheid is van de behandelaar/gedragsdeskundige bij de zorgplanbesprekingen. Gedragsdeskundigen zijn bij deze teams niet aanwezig bij de bespreking en leveren ook niet altijd informatie aan voor de evaluatie.
  • T.a.v. de zorgplancyclus en inhoud plannen
    – Bij 83% van de audits is geconstateerd dat e.e.a. ten aanzien van de zorgplancyclus niet op orde is. Dit varieert in zaken als: plannen zijn niet actueel, plannen zijn niet op tijd geëvalueerd, doelen niet smart, MDO-verslagen ontbreken en/of rapportages zijn niet volgens afspraken uitgevoerd.
    – Ondanks een aantal goede voorbeelden kwam tijdens de meeste audits naar voren dat men een systeem mist dat ondersteunend is aan de ondersteuningsplancyclus. Hierdoor zijn teams genoodzaakt zelf een “papieren” planning bij te houden.
  • T.a.v. interne communicatie
    – Bij 33% van de audits is geconstateerd dat informatie over wijzigingen die plaatsvinden in het systeem niet altijd bij de gebruikers terecht komt. Daardoor worden zij geconfronteerd met veranderingen en ontbreekt de instructie. Daarbij wordt aangegeven dat medewerkers overspoeld worden met informatie en dat zij soms niet goed weten waar zij bepaalde informatie kunnen vinden. Hier wordt aan toegevoegd dat het intranet verbeterd is, maar de zoekmachine op intranet nog niet naar behoren werkt. Hiermee is het niet ondersteunend aan het proces.
    – Bij 33% van de audits is geconstateerd dat wijzigingen in de ondersteuningsplannen (zoals nieuwe begeleidingsafspraken en/of doelen) niet altijd en/of niet volgens een vaste procedure doorgegeven worden aan andere teamleden en/of andere disciplines.
  • T.a.v. van scholing/instructie
    – Bij 33% van de audits is aangegeven dat de scholing niet altijd op maat is en dat het belangrijk is om bij te scholen.
    – Bij alle audits is een gebrek aan kennis op onderdelen van het ECD gesignaleerd. Zo is bijvoorbeeld geconstateerd dat men niet goed weet hoe je onderdelen uit het persoonsbeeld kunt koppelen aan het ondersteuningsplan. Ook zijn er onduidelijkheden over bepaalde zaken en mist men hierin instructie.
  • T.a.v. privacy
    – Bij 83% van de audits is geconstateerd dat betrokkenen niet allemaal goed op de hoogte zijn van het beleid rondom privacy en AVG. Dit uit zich in het feit dat de meeste medewerkers niets afweten van communicatie hierover (folders), wat een datalek is en hoe men daarbij moet handelen.
    – Bij 50% is geconstateerd dat men geen uitvoering geeft aan het beleid rondom het verwijderen van downloads.
    – Bij 17% werd geconstateerd dat er informatie verstuurd wordt via WhatsApp op privé telefoons en foto’s van cliënten bewaard worden op laptops.
    – Wat betreft de werkwijze rondom het veilig mailen naar externe partijen wordt één keer aangegeven dat deze werkwijze onwerkbaar is in het geval er meerdere documenten verstuurd moeten worden.

Audit mondzorg

Positieve bevindingen

  • Bij vrijwel alle audits is geconstateerd dat er een goede samenwerking is met Fresh, het mobiele mondzorgteam voor kwetsbare doelgroepen. Medewerkers van Fresh bezoeken met regelmaat de locaties waarmee halfjaarlijkse controle van mondzorg geborgd is.
  • Bij bijna alle locaties rapporteren medewerkers van Fresh hun bevindingen in het cliëntdossier.
  • Vrijwel in alle dossiers die onderzocht zijn, staat mondzorg beschreven in het persoonsbeeld en indien nodig in het zorgplan.
  • Fresh verzorgt ook de trainingen aan medewerkers. Deze trainingen worden als kwalitatief goed ervaren. De training is bijna overal opgenomen als verplichte jaarlijks scholing in het opleidingsplan. De auditees voelen zich voldoende bekwaam op dit onderwerp en zijn op de hoogte van de richtlijnen en over wie de aandachtsfunctionaris van de afdeling is.

Bevindingen waaraan verbetermaatregelen gekoppeld kunnen worden

  • De rapportages op het gebied van mondzorg zijn niet altijd gemakkelijk terug te vinden. Er is geen rapportage type mondzorg.
  • Op enkele plaatsen kan de mondzorg specifieker omschreven worden in het dossier.
  • De training mondzorg is nog niet overal opgenomen in het scholingsplan waardoor niet alle medewerkers jaarlijks zijn geschoold.

Verbetermaatregelen

  • Naast visie gestuurd werken en aanpassingen in de nieuwe ondersteuningsstructuur (zie volgende bullet) nemen we in overweging om een digiteam op te zetten dat naar alle afdelingen gaat om door extra steekproeven het beeld te verscherpen en in kaart te brengen wat de knelpunten zijn, om vervolgens het team praktische ondersteuning te bieden in het opschonen en bijwerken van informatie en tegelijkertijd de vaardigheden van het team versterkt. Hierbij vind ook een check plaats op:
    – meer multidisciplinair te werken rondom de zorgplannen (aanwezigheid werkplaatsleider of gedragsdeskundige is gewenst)
    – communicatie tussen medewerkers over het zorgplan te verbeteren, zodat iedereen goed op de hoogte is.
  • In 2022 wordt een nieuwe ondersteuningsstructuur Ons opgezet. Trainingen die in 2021 alleen centraal en op aanbod georganiseerd worden, worden vanaf dan ook op vraag gegeven. De gedachte is dat de scholing op die manier beter aansluit bij de vraag in de praktijk. Daarnaast wordt gewerkt aan nieuw instructiemateriaal, waaronder handleidingen en film.
  • Sturen op actuele complete zorgplannen middels prestatie indicator in kwartaalmonitor.
  • Bewustzijn/Awareness op privacy en informatiebeveiliging vergroten onder medewerkers.
  • Bij Nedap is de vraag neergelegd voor een rapportagetype mondzorg. Door deze aan de rapportage te koppelen kunnen rapportages op dit type gemakkelijk terug te vinden zijn.
  • Training mondzorg is opgenomen als verplichte jaarlijkse scholing in de opleidingsplannen van de instellingen.

 


Terug naar vorige pagina