Terug naar Hoofdpagina

Inhoud

1. Verslag van de externe visitatie met de Prinsenstichting
2. Verslag van het interne beraad met de CCR-C
3. Verslag van het interne beraad met de CCR-V
4. Verslag van het interne beraad met de COR
5. Reflectie Raad van toezicht

1. Verslag van de externe visitatie met de Prinsenstichting

Betreft bevindingen over het kwaliteitsrapport van de Raphaëlstichting
Aanwezig vanuit de Raphaëlstichting: Cliënt, verwant, begeleider dagbesteding/OR lid, gedragsdeskundige, leidinggevende, medewerkers kwaliteitsdienst, vertegenwoordiger Raad van Bestuur, vertegenwoordiger Raad van Toezicht.
Aanwezig vanuit Prinsenstichting: Cliënt, voorzitter CR (verwant), woonbegeleider, begeleider dagbesteding, gedragsdeskundige, regiomanager, teamcoach, stafmedewerkers organisatieadviseur en directeur

Inleiding
Prinsenstichting en de Raphaëlstichting hebben gezamenlijk de visitatie rond het kwaliteitsrapport 2020 georganiseerd.
Tijdens een dagvullend programma middels Zoom, zijn beide rapporten verkend en heeft door middel van diverse gespreksgroepen op verschillende thema’s uit het kwaliteitsrapport reflectie plaatsgevonden. Afsluitend heeft men elkaar een terugkoppeling gegeven waarin aandacht was voor tips, tops en geleerde lessen voor de eigen organisatie.
Geconstateerd is dat de organisaties een interessant koppel zijn omdat dezelfde waarden nagestreefd worden maar processen in de praktijk anders verlopen en daardoor een andere uitwerking hebben. Men spreekt af om op een aantal onderwerpen vervolgafspraken te maken. Hieronder staan de bevindingen van de reflectie van de Prinsenstichting t.a.v. het rapport van de Raphaëlstichting.

Tops:
– Het kwaliteitsrapport met de multimediale inhoud geeft een goed beeld van de waarden van de Raphaëlstichting.
– Door alle gesprekken en verhalen heen klinkt de waarden gedreven manier van werken. Dit is ook duidelijk terug te zien in het rapport door middel van de filmpjes.
– Een waardevolle manier om de kracht en eigenheid van een cliënt tot zijn recht te laten komen is de manier van het samenstellen van de cliëntgroepen in de woningen en de taken, die zij daar vervullen vanuit hun eigen ‘krachten’.
– Open en eerlijkheid tijdens de gesprekken over het kwaliteitsrapport. Het (h)erkennen van onderwerpen waar verbetering in mogelijk is en hier navraag over doen.
– Inzet van een kwaliteitscoachcoach op dossiervoering.
– Scholing rondom ECD van technische kant ontwikkeld naar de inhoudelijke kant.
– Toegevoegde klantwaarde.

Tips:
– Breng scherpte aan in je doel, de toekomst waar je stapsgewijs naartoe kunt werken. Daarbij hoort ook kiezen, hoe lastig ook. Een helder kader voorkomt dat je met alles bezig moet zijn.
– Wat je al dan niet centraal wilt regelen, zonder de kracht van de verscheidenheid van de verschillende eenheden teniet te doen, vergt een continue afweging (=worsteling).
– Eénduidigheid in dossiervoering kan hierin een samenbindende en richtinggevende factor zijn. Benut de kwaliteitscoaches op alle locaties.
– De blik is nog erg naar binnen gericht. Vind met behoud van waarden een manier om de blik naar buiten te richten bij bijvoorbeeld participatie van cliënten in de samenleving.
– Het kwaliteitsrapport is wellicht voor teveel doelgroepen geschreven, zodat iedere groep voor zichzelf de informatie eruit moet filteren. Maak ook hierin keuzes.
– Organiseer ook kwaliteitsgesprekken. De teamcoaches van Prinsenstichting zijn te allen tijde bereid om jullie hier meer over te vertellen.
– Betrek logopedie bij de ontwikkeling van de cliëntcommunicatie
– Het viel ons op dat er met meerdere systemen gewerkt worden, zoals programma voor ECD en een programma om de meldingen te analyseren. Probeer naar één systeem te werken.

Reactie van Raad van Bestuur n.a.v. reflectie met Prinsenstichting.
Alle deelnemer verbonden aan de Raphaëlstichting hebben de reflectie met Prinsenstichting als zeer waardevol ervaren. Inderdaad is geconstateerd dat Prinsenstichting een interessante gesprekspartner is en wij op onderdelen van hen kunnen leren. Inmiddels zijn individuele vervolgafspraken gemaakt om onderwerpen verder te verkennen.
Zaken die we nader gaan onderzoeken zijn:
– Ondersteuningen en scholing van cliënten richting participatie in de samenleving. Evt. met gebruik van een jobcoach.
– Verbeteren n.a.v. analyse uitkomsten cliëntervaringsonderzoek op teamniveau.
– Logopedie betrekken bij de ontwikkelingen rondom verbeteren van cliënt-communicatie.
– Kwaliteitscoaches inzetten ter verbetering van dossiervoering.
– Kwaliteitsgesprekken.


2. Verslag van het interne beraad met de CCR-C

Bekijken film over kwaliteitsrapport en bespreking daarvan samen met bestuurder Annemarie.
Het filmpje is nog niet officieel gepubliceerd. We bekijken de film en daarna legt Annemarie uit dat het kwaliteitsrapport altijd uit veel tekst bestaat en dat we daar iets aan willen doen. De CCR-C heeft aangegeven dat een film een goed idee zou zijn, daarom is deze film gemaakt.

1) Wat vinden jullie van de film en herkennen jullie jezelf in de film:
– duidelijke beelden
– leuk gemaakt
– herkenbaar

2) Wat kan er beter?
– op Iambe kwam er vrij snel nadat de dagbesteding dicht ging een alternatief, namelijk dagbesteding via internet, maar dat was niet overal zo.
– we hebben cursussen voor medewerkers en voor cliënten te lang laten liggen. Bijv. toneelles kan best via de computer. Het is lastiger, maar het kan wel. De CCR-C is een voorbeeld voor de rest, zij vergaderen al een jaar lang via de computer.
– het zou fijn geweest zijn als er iemand langsgekomen was thuis om te kijken hoe het echt gaat. Sommige situaties zijn alleen te beoordelen met je eigen ogen.
– dingen in begrijpbare taal en op een begrijpbare manier communiceren.

3) Wat vonden jullie van de muziek?
Er zit liermuziek in, dat is best hard, vooral als de reiziger aan het woord is. Het is inderdaad een beetje druk en leidt af. Wel houden maar verplaatsen naar de achtergrond. {nagekomen: muziek is inmiddels zachter gezet}

4) Missen er nog onderwerpen in het filmpje?
Het filmpje gaat vooral over corona. Marike had het leuk gevonden dat onze briefwisseling met Mark Rutte er in had gezeten. {nagekomen: briefwisseling zit wel in het kwaliteitsrapport zelf}. Sandra zegt dat het rapport over veel meer dan corona gaat en vraagt de cliënten of al die punten in zo’n filmpje moeten worden besproken. Conclusie is dat het makkelijker te begrijpen is om er 1 onderwerp uit te halen en dat goed te belichten. Logisch dat het dit jaar over Corona ging


3. Verslag van het interne beraad met de CCR-V

Op 18 mei 2021 heeft er middels Zoom een gesprek plaatsgevonden met een afvaardiging van de Centrale Cliëntenraad Cliënten (CCR-V), Raad van Bestuur en de Kwaliteitsdienst over het kwaliteitsrapport 2020.

Aanwezigen
Nannie Kruissel en Henk Veerman namens de kwaliteitscommissie van de CCR-V, Annemarie Zuidweg als bestuurder en Michel Overbosch namens de kwaliteitsdienst.

Opzet gesprek
Aan de leden van de kwaliteitscommissie van de CCR-V is eerst een reflectie gevraagd op het rapport zelf (de digitale vorm) en toen op de inhoud, waarbij de volgende vragen zijn gesteld:
– Wat is je opgevallen?
– Wat mis je?
– Welke focus zie je graag ten aanzien van de verbetermaatregelen?

Over de vorm
Er is bewust gekozen voor een trendbreuk met de dikke (papieren) kwaliteitsrapporten die wij vroeger schreven. Ook andere zorgbieders zien wij een beweging maken naar (uitsluitend) een digitale versie. Dit heeft vele voordelen (inbedding van beeldmateriaal en filmpjes, eenvoudig navigeren naar verdiepende informatie en eenvoudig bijwerken zonder versieterreur etc.).
De CCR-V geeft aan dat er in het huidige rapport van een algemene inleiding per onderwerp toegewerkt wordt naar verdiepend (cijfermatige) inhoud én dat het tevens soms toch gewenst is zaken uit te printen (zeker het cijfermatig materiaal). Als overweging wordt daarom meegeven om in het volgende kwaliteitsrapport (2021):
– Naast een tekstuele ingang tot de materie, ook een cijfermatige ingang tot de materie te geven. Dus vanuit cijfermatige overzichten ook te kunnen doorklikken naar verklarende tekst. (verbetersuggestie)

Over de inhoud
De leden van de CCR-V geven aan blij te zijn dat de meeste belangrijke thema’s een plek hebben gekregen in het kwaliteitsrapport. Ook onderwerpen waar het nog niet loopt zoals we zouden willen (scholing seksualiteit, snelheid vastgoedplannen etc.) worden transparant en navolgbaar beschreven. Het stuk over de medewerkers zou uitgebreider kunnen, bijvoorbeeld ook over uitstroom, exitgesprekken, FWG.

Met elkaar is ingezoomd op het vastgoed met de vraag van de CCR-V of de ernst van de mankementen en het wachten op verbetering (nieuwbouw, renovatie of reparatie) voldoende uit het rapport naar voren komt. Dit is niet het geval wat betreft de CCR-V en zij adviseren in de communicatie rondom het vastgoed aan betrokkenen:
– Helderder communicatie over waar we zitten en wat het perspectief is. (verbetersuggestie)
– Leden van de CCR-V uit te nodigen om mee te gaan met audits op vastgoed gebied (misschien ook wel op andere gebieden?). (verbetersuggestie)
– Gebouwen te ‘schouwen’ en deze inventarisaties naast elkaar te leggen (als voorbeeld wordt een schouw van het Raphaëlhuis van Midgard genoemd, wat een goed inzicht gaf aan waar prioriteit aan moest worden gegeven). (verbetersuggestie)

Hiernaast adviseert de CCR-V op het gebied van vastgoed om vooral:
– Flexibel te bouwen (waarmee bedoeld wordt dat op een groep van 8 cliënten eenvoudig kleinere eenheden gerealiseerd kunnen worden, als dat de zorg op een bepaald moment ten goede komt). (verbetersuggestie)

De CCR-V heeft twee jaar geleden het onderwerp meerzorg hoog op de agenda gezet en men is blij te zien in het kwaliteitsrapport dat de meerzorgaanvragen sterk zijn verbeterd. Het gaat nu goed met de meerzorg-aanvragen door de structuur en de aandacht die daarvoor is gekomen. Hierdoor krijgen cliënten (of groepen) meer en beter passende zorg. De CCR-V adviseert om:
– Volgend jaar in het kwaliteitsrapport wat meer te schrijven over het proces en de gevolgen van indicatiestelling en meerzorgaanvragen. (verbetersuggestie)

Het gesprek voerde ons vervolgens op het onderwerp medewerkersbeleid. De CCR-V heeft – zoals eerder genoemd – zorgen over de uitstroom van medewerkers. Worden er wel exitgesprekken gevoerd? Bestuurder ligt toe dat er een grote beleidsimpuls in de maak is voor het medewerkersbeleid. Dit gaat ook over het werven, behoud en de doorontwikkeling van medewerkers. Dit kan eigentijdser en beter. Het voeren van exitgesprekken is recent in het MT van de Raphaëlstichting besproken en de verschillende locaties gaan met een nieuwe werkvorm hieromtrent aan de slag. Hierbij heeft de medewerker de keuze met wie hij/zij het exitgesprek voert: me de eigen leidinggevende, met de leidinggevende van de leidinggevende of met een onbekende niet betrokken medewerker. Voorts is nog opgemerkt dat het in de verwachting ligt dat het FWG traject rond de zomer is afgerond.

Aan het einde van het gesprek is nog snel even stilgestaan bij de MIC en MIM cijfers.
De CCR-V adviseert hierover om volgend jaar:
– Net als in andere jaren een disclaimer op te nemen dat de genoemde aantallen, alleen het aantal daadwerkelijk gemelde incidenten betreft. (verbetersuggestie)

Tot slot kwam de wens aan bod om toch vooral snel weer te starten met de krachtkringen. Deze hebben door de corona-crisis vrijwel allemaal stilgelegen, terwijl de werkvorm van een krachtkring volgens de CCR-V juist zo vruchtbaar is (toelichting: in tegenstelling tot een werkgroep zitten in een krachtkring ook altijd cliënten, verwanten of derden aan tafel). Bestuur geeft aan dat er schade is aangericht door corona en dat we de gevolgen nog niet helemaal overzien. Door de enorme beleidsdruk zijn medewerkers moe en kunnen ze er nu nog steeds niet veel bij hebben. Daarnaast zijn er door de corona als neveneffect ook achterstanden ontstaan rondom de zorgplannen. Het is belangrijk gefaseerd de schade te herstellen en tegelijkertijd waar dat kan straks weer met werkgroepen en krachtkringen elkaar te inspireren en te bouwen aan duurzame verbeteringen.


4. Verslag van het interne beraad met de COR

Op 11 mei 2021 heeft er middels Zoom een gesprek plaatsgevonden met een afvaardiging van de Centrale Onderneming Raad (COR), Raad van Bestuur en de Kwaliteitsdienst over het kwaliteitsrapport over 2020.
Aan de leden van de COR zijn de volgende vragen gesteld:
– Wat is je opgevallen?
– Wat mis je?
– Welke focus zie je graag ten aanzien van de verbetermaatregelen?

Reflectie COR:
De COR heeft haar complimenten geuit over de vorm van het rapport. Men vindt dat het rapport er grafisch mooi uitziet en prettig leesbaar is, met de diverse linkjes naar meer informatie. Ook voor cliënten denken zij dat het begrijpelijk is. Zeker de film, die speciaal voor de cliënten is gemaakt, geeft volgens de COR een verfrissende blik.
Ook de samenvatting met de ‘duimpjes’, waaruit blijkt wat minder goed en goed gaat, vindt men overzichtelijk. Het is volgens de COR makkelijker leesbaar dan voorgaande jaren en geeft een reëler beeld.

De COR mist in het rapport een onderdeel dat specifiek gaat over medewerkers. Zij zouden in het rapport over 2021 meer aandacht willen zien voor werkgeverschap.
Daarin zien zij graag aandacht voor de draagkracht van medewerkers in relatie tot Corona en met name hoe de organisatie ervoor gaat zorgen om de druk van de ketel af te halen. Het is volgens de COR goed om te erkennen dat het afgelopen jaar een heel zwaar jaar is geweest. De COR adviseert om met medewerkers in gesprek te gaan om te kijken wat er voor hen verbeterd kan worden.
Wat ook belangrijk is, en wat de COR veel terugkrijgt van haar achterban, is de veiligheid van medewerkers in conflictsituaties met cliënten en verwanten.
Daarnaast een onderdeel over werkdruk, personeelstekort en de inzet van ZZP-ers waarvan ervaren wordt dat dit meer lijkt te worden. De COR adviseert het aantrekkingsbeleid te moderniseren.

Bij het onderdeel antroposofie in het rapport, miste men bij de verbeteringen, het onderdeel scholing op dit onderwerp. De COR signaleert door een gebrek aan kennis, onzekerheid in het handelen bij medewerkers in relatie tot dit onderwerp. Het is volgens de COR goed om voor nieuwe medewerkers een introductiecursus antroposofie te organiseren.
Daarbij adviseert de COR om dit onderwerp op een moderne manier te profileren, minder stoffig en hipper dan tot nu toe werd gedaan.

Op een aantal onderdelen in het rapport miste de COR verdieping. Bijvoorbeeld bij het onderdeel klachten van medewerkers, waar wordt geschreven dat klachten ongeveer gelijk zijn gebleven als het voorgaande jaar. De COR vraagt zich af wat dat dan betekent. Zij zouden graag getallen willen zien.

Wat betreft de training MVG, waarover in het rapport wordt geschreven, zegt de COR dat het positief is dat de training er is maar dat de inhoud niet altijd aansluit bij de praktijk. Volgens de COR ligt er een verbeterpunt om de training aan te passen voor doelgroepen met een zeer complexe zorgvraag. Daar is volgens de COR meer verdieping nodig.

Als laatste miste de COR de samenwerking tussen bestuur, centrale cliëntenraad en COR in het rapport. Er is in 2020 veel samengewerkt waarover niets staat beschreven, waardoor het beeld van samenwerking ontbreekt.

Ten aanzien van de zorgplancyclus geeft de COR aan dat de visie in de praktijk vaak ontbreekt. Het zorgplan moet volgens de COR geen doel op zich zijn, maar een middel om de kwaliteit van leven van de cliënt te verbeteren. De COR ziet hier graag meer aandacht voor in de praktijk.

Een lid van de COR is aanwezig geweest bij de externe reflectie met Prinsenstichting. Dit was leerzaam. De COR adviseert in het vervolg weer een reflectie te organiseren met een organisatie die vergelijkbare zorg biedt.

De COR adviseert om het gesprek met het zorgkantoor over het rapport 2020, in een kleiner gezelschap te houden dan afgelopen jaar, waardoor deelnemers mogelijk meer vrijheid voelen om een (kritische) bijdrage te leveren.

Reactie Raad van Bestuur n.a.v. bovenstaande reflectie:
De Raad van Bestuur herkent zich in het feit dat het onderdeel medewerkers onderbelicht is in het rapport. Zij zal er zorg voor dragen dat dit onderwerp in het rapport over 2021 meer aandacht krijgt en zal de specifieke thema’s, zoals werkdruk, personeelstekort en aantrekkinsgbeleid, nu al onder de aandacht brengen bij de functionarissen die het rapport op deze onderwerpen het komende jaar vorm gaan geven.
Het thema Corona zal daarin ook spelen en de aandacht die de COR daarin graag ziet richting medewerkers worden in de praktijk al eerder opgepakt.

De Raad van Bestuur zal het onderwerp veiligheid in relatie tot de samenwerking in de driehoek oppakken met de vraag hoe we ervoor kunnen zorgen dat alle poten in de driehoek gelijkwaardig aan elkaar zijn.

Het advies om voor nieuwe medewerkers een introductiecursus antroposofie te organiseren sluit aan bij hetgeen wat al in de praktijk opgepakt wordt en vorm aan wordt gegeven.

Bij MIC en Klachten van medewerkers en cliënten zijn nu ook de aantallen opgenomen in het kwaliteitsrapport 2020. Door op de grafiek te klikken krijgt men deze te zien.

De opmerking ten aanzien van de training MVG zal doorgegeven worden aan de functionarissen die zich bezighouden met de inhoud van deze training. De Raad van Bestuur ziet een toename van complexe zorgvragen en is van mening dat het van toegevoegde waarde is om te onderzoeken wat er nodig is om medewerkers hierbij nog beter te ondersteunen, waaronder het aanpassen van de training.

De Raad van Bestuur zal in het stuk dat zij nog toevoegt aan het rapport, de samenwerking tussen de raad van Bestuur, centrale cliëntenraad en COR meenemen. Er is inderdaad veel samengewerkt en het is goed om dit te beschrijven.

Het advies om meer vanuit visie te werken met het zorgplan wordt in de praktijk al middels een werkgroep opgepakt.

Ten aanzien van de organisatie rondom de externe reflectie zijn momenteel samenwerkingen gezocht in de regio, bij vergelijkbare organisaties.

Het gesprek met het zorgkantoor moet nog vormgegeven worden. Het advies om dit in een kleiner gezelschap te houden wordt ter harte genomen.


5. Reflectie Raad van toezicht op het kwaliteitsrapport

Met het kwaliteitsrapport 2020 is de Raphaëlstichting een nieuw tijdperk ingeslagen. Het rapport is nu digitaal, compacter, cliëntvriendelijker en het heeft een breder gedragen herkenbaarheid in de organisatie ten opzichte van eerdere rapporten.

Er is een externe audit geweest met de Prinsenstichting, waarbij over en weer tips en verbetermaatregelen zijn gegeven. De gremia zijn gehoord en het is nu de verantwoordelijkheid van de raad van toezicht om te beoordelen of het proces van de totstandkoming van het rapport goed gelopen is, of het voldoet aan de wettelijke eisen en of het rapport staat voor wat cliënten, medewerkers en verwanten in het dagelijks leven en werken beleven.

De raad van toezicht complimenteert de organisatie met het kwaliteitsrapport 2020. De afgelopen jaren is meer en meer toegewerkt naar een werkbaar rapport, waar cliënten, medewerkers en verwanten zelf ook echt iets aan hebben. Er zijn nog stappen te maken, maar dit rapport laat zien dat het De raad herkent de visie en missie en vindt de alertheid om het voor de doelgroep begrijpend en tastbaar te maken mooi en zeer de moeite waard om dit in proces te hebben gezet, temeer omdat begrijpend en tastbaar maken het dagelijks werk van onze medewerkers is. Het is een logisch verband tussen wat de organisatie wil en de vertaling naar het rapport. De raad vindt het rapport geschikt als input voor de jaarplannen en de visie van daaruit weer input voor het volgende kwaliteitsrapport.

Het bestuur herkent de opmerkingen van de raad van toezicht. Het rapport moet werkbaar zijn voor iedereen. De ambitie is om de verbinding tussen en met de collega’s in het primair proces zo nog verder te versterken. Het bestuur zal ook een verbinding maken tussen de verbeterpunten van dit rapport en het jaarplan 2022.


Terug naar Hoofdpagina