Kwaliteitsrapport 2020 – Conclusies en Geprioriteerde verbeteringen

Inhoud

1.	Conclusies en geprioriteerde verbeteringen 2020
2.	Terugblik op genomen acties naar aanleiding van het kwaliteitsrapport 2019

1. Conclusies en geprioriteerde verbeteringen kwaliteitsrapport 2020

Conclusies: Beeld van de kwaliteit van zorg en ondersteuning

Dit rapport laat zien dat de impact van de coronacrisis op onze cliënten, medewerkers en verwanten groot is. Het vertelt hoe wendbaar iedereen bleek te zijn, en hoe veel creativiteit en samenwerking ontstaat als de nood aan de man is. Ook de organisatiekracht werd geraakt; grote en kleine beleidsvoornemens kregen minder focus. Het vele thuiswerken van staf en management heeft daar ook invloed op gehad. Desalniettemin geven we in dit rapport een uitgebreide inkijk in de verschillende thema’s. Lees meer over de bronnen van dit rapport…

Welke gesprekken zijn er over dit rapport gevoerd?
Er hebben in mei intern-beraad-gesprekken plaatsgevonden met de CCR-C (over de film) en met de
CCR-V en de centrale ondernemingsraad over het hele kwaliteitsrapport 2020. Ook heeft er een externe visitatie plaatsgehad met collega’s van de Prinsenstichting. Afsluitend is met de Raad van toezicht gesproken over het kwaliteitsrapport.

Wat hoorden wij terug in deze gesprekken?
De raad van toezicht complimenteert de organisatie met het kwaliteitsrapport 2020. De afgelopen jaren is meer en meer toegewerkt naar een werkbaar rapport, waar cliënten, medewerkers en verwanten zelf ook echt iets aan hebben. Er zijn nog stappen te maken, maar dit rapport laat zien dat de goede weg wordt bewandeld. De raad herkent de visie en missie en vindt de alertheid om het voor de doelgroep begrijpend en tastbaar te maken mooi en zeer de moeite waard om dit in proces te hebben gezet, temeer omdat begrijpend en tastbaar maken het dagelijks werk van onze medewerkers is. Het is een logisch verband tussen wat de organisatie wil en de vertaling naar het rapport. De raad vindt het rapport geschikt als input voor de jaarplannen en de visie en van daaruit weer input voor het volgende kwaliteitsrapport.

Uit de intern-beraad-gesprekken met de CCR raden, de COR en de externe visitatie is veel feedback gekomen, zowel op de vorm van het rapport, als de inhoud ervan. De belangrijkste punten:

Over het rapport zelf:
– Vrijwel unaniem oordeel dat de huidige digitale vorm de inhoud op een goede en mooie manier draagt. Een juiste mix tussen feiten en verhalen en een goede verhouding tussen tekst en beeld/film.
– Proces van het maken van een cliëntversie is dit jaar samen met de CCR-C gedaan door op voorhand aan de CCR-C te vragen waarover deze film zou moeten gaan. In het intern beraad heeft de CCR-C teruggegeven het een mooie film te vinden welke voldoet aan de opdracht.
Wel qua vorm (achtergrondgeluid wat zachter) en inhoud waren er nog tips. Deze werkvorm spreekt hen aan.
– Het is jammer dat er in het rapport zelf dit jaar geen beschrijving is opgenomen van het pro-ces/de ontwikkelingen in samenwerking/gesprek tussen bestuur en medezeggenschapsraden. In de conclusies bij het rapport is wel een paragraaf opgenomen over de verbeterde samenwerking.
– Conclusies/samenvatting met ‘duimpjes’ is overzichtelijk en compleet.
– Advies om de gesprekken met de zorgkantoren over dit kwaliteitsrapport in kleinere gremia te laten plaatsvinden, zodat er ook meer ruimte is voor kritische reflectie.

Over de inhoud:
– Vastgoed is erg op hoofdlijnen, vraagt volgend jaar meer tekst en uitleg. Ook lopende het jaar is het goed in de communicatie over de vastgoedontwikkelingen aan alle betrokkenen meer aan verwachtingsmanagement te doen.
– Medewerkersbeleid en werkgeverschap zijn onderbelicht in dit rapport. Dat moet volgend jaar beter.
– Veiligheid in relatie tot de samenwerking in de driehoek vraagt aandacht op het punt van gelijkwaardigheid van de deelnemers.
– De filmpjes geven een goed beeld van hoe er binnen de Raphaëlstichting gekeken wordt naar cliënten, vanuit de eigen kracht van cliënten, en hoe de Raphaëlstichting zich inspant waardengedreven te handelen en te werken.
– De Raphaëlstichting komt (tijdens de externe visitatie) ook naar voren als ‘naar binnen gericht’. Het is een advies om te onderzoeken hoe de Raphaëlstichting ook meer waarde kan toevoegen in de samenleving door cliënten daar meer actief in te laten participeren (bijvoorbeeld middels jobcoaching). Hierbij kan het helpen scherpere keuzes te maken en heldere doelen te stellen.

Overzicht alle conclusies nav het rapport

Onderwerp	Status	Beschrijving	Vervolg
Communicatie		Communicatie naar cliënten en medewerkers kan en moest eenvoudiger. De Raphaëlstichting had zich bij het vorige kwaliteitsrapport voorgenomen zich verder te bekwamen in het begrijpelijk communiceren naar cliënten en medewerkers en daarbij gebruik gaan maken van meer klare taal en meer visuele ondersteunende communicatie (denk aan film, maar ook infographics of picto’s).	De communicatie is gedeeltelijk verbeterd, maar we zijn er nog niet. Er valt in 2021 nog veel te onderzoeken en te proberen en zo ’tastenderwijs’ te komen tot maatwerk in onze communicatie die past bij onze antroposofische identiteit en tevens haar cliënten, verwanten en medewerkers van begrijpelijke informatie voorziet. Er wordt een nieuwe communicatieadviseur aangezocht in 2021 en ook zal onderzocht welke bijdrage de aansluiting door een logopedist kan hebben.
Medezeggenschap		Met de CCR-V en CCR-C is een gedeelde visie geschreven over zeggenschap en medezeggenschap. De inwerkingtreding en implementatie van de nieuwe Wmcz vindt plaats in nauw overleg met genoemde raden door middel van de gemengde stuurgroep medezeggenschap. Gesprekken met de COR zijn geïntensiveerd. Steeds vaker nemen COR-leden deel aan de beleidsvoorbereidende werkgroepen, waardoor meer co-creatie ontstaat. Ook op de instellingen zelf met de lokale ondernemingsraden is er regelmatig overleg, dat ook geëvalueerd wordt. Vanuit vertrouwen in geborgd handelen wordt er gewerkt aan compliance en wordt er planmatig geacteerd op verbeterpunten. Het was (en is) een opdracht voor de Raphaëlstichting om hierin meer transparant en beter navolgbaar te zijn voor onze medezeggenschapsraden. Middels proces- c.q. trajectplannen die navolgbaar en transparant zijn, is in 2020 gestreefd grote projecten zoals de huisvestingsplannen, beter in gesprek te brengen met de medezeggenschap. In 2018 is op verzoek van de CCR-V begonnen met de voorbereidingen voor een helder overzicht wie welke kosten moet dragen. Dit heeft in 2019 geresulteerd in de wie-betaalt-wat? website. Evaluatie met de CCR-V van deze website én van het wie-betaalt-wat loket was gepland in 2020, maar dat is nog niet gelukt en zal doorschuiven naar 2021.	Doorgaan op de ingeslagen weg, waarbij de dialoog met de medezeggenschapsraden ook ook verder verbreed wordt met cliënten en verwanten die aansluiten in krachtkringen.
Vastgoed		De masterplannen huisvesting zijn in 2020 (bijna allemaal) gereedgekomen. De stichtingsbrede prioritering van alle wensen en noden is in nauwe samenspraak met de medezeggenschap gewogen ten opzichte van elkaar en tegen de financiële achtergrond. Een complex vraagstuk, waarvan de uitkomst goed gevolgd wordt. In 2021 start op enkele locaties de bouw/renovatie of verbouw van enkele woon- of werkgebouwen. Doordat nieuwbouw en renovatie lang op zich laten wachten, zijn er sommige gebouwen in slechte staat. Cliënten en medewerkers hebben hier op sommige plaatsen in 2020 hinder van ondervonden. Periodiek is de voortgang in overleg met de verschillende gremia geweest.	Wij moeten ervoor waken dat het proces zowel zorgvuldig is, maar ook tempo houdt.
SociaalGoed		SociaalGoed brengt gelijkgestemde zorginstellingen, ondernemers en overheden bij elkaar om een praktisch ingesteld samenwerkingsverband te vormen voor een open en inclusieve arbeidsmarkt en samenleving. Nu nog een werkgroep (straks een coöperatie) die maatschappelijke vragen aan onze (nieuwe) producten en daarbij maatschappelijke participatie (over-en-weer) altijd stimuleren. In 2020 was SociaalGoed betrokken bij de succesvolle hernieuwing van De Kosterij.	In 2021 wordt de versterking van Fermento en Choroi ondersteund. De samenwerking tussen Roads, De Regenboog Groep en de Raphaëlstichting wordt doorontwikkeld tot een (bijvoorbeeld) coöperatie waarin de ambitie breder en verder vorm krijgt. De interne en externe zichtbaarheid van het project SociaalGoed moet in 2021 verbeteren.
Antroposofie		In 2020 werd iedereen uitgenodigd de vragen die leven omtrent de antroposofie en haar uitwerkingen in het wonen, werken en de zorg vooral met elkaar te delen. De antroposofie floreert in de ontmoeting, en dat viel niet mee in 2020. Op de instellingen zijn met grote creativiteit zo veel mogelijk van de antroposofische feesten op een andere veilige manier vormgegeven, incl live-streams en online ontmoeting. De Cultuurkring heeft stappen gemaakt om kennis en inspiratie digitaal te gaan delen op een webpagina. In december ontwikkelden we de digitale adventskalender met veel antroposofische inspiratie.	Wij willen ook in 2021 eenieder uitnodigen te delen hoe de antroposofie en de sociaaltherapie een bron vormen in de zorg, het wonen en het werk. En om de vragen die leven omtrent de antroposofie en haar uitwerkingen vooral met elkaar te delen. De antroposofie is ook een bron van verbinding met de ‘buitenwereld’ Kunnen wij het in 2021 verder uitnodigend inzetten in ons contact met onze omgeving? Onze inspiratiebron helder maken, vertalen en delen met nieuwsgierigen uit onze omgeving, potentiële medewerkers, partners, vrijwilligers, het onderwijs? Laten zien hoe de antroposofie ons inspireert, brengt ook leven in de bron, de blik van buiten naar binnen kan prikkelen, stimuleren. Helpt ons de eigentijdse vorm te ontwikkelen.
Corona-beleid		De Coronacrisis forceerde ons om te laten zien hoe we adequaat omgaan met onverwachte omstandigheden met grote impact en dagelijks veranderende informatieposities. Crisiscommunicatie met alle betrokkenen, versterking van de verpleegkundige en medische inzet. Veel dilemma’s waren nieuw en anders. Door met elkaar in gesprek te blijven, en daar waar gewenst de vorm van moreel beraad te kiezen hebben we koers gehouden.	Het is belangrijk voor alle betrokkenen (cliënten, medewerkers, verwanten) dat wij in 2021 werken aan een duidelijke gezamenlijke corona-koers waarin wij: ruimte vastleggen voor (lokaal/regionaal) situationele invulling, inclusief transparante communicatie, waarbij nadrukkelijk aandacht voor de werkgemeenschap: hoe (wel) ontmoeten, overleggen, samen leren, werken op kantoor en ons collega-schap vormgeven. Wij hebben elkaar hierbij nodig; cliënten, ouders, medewerkers en locatieverantwoordelijken. Dat vraagt gezamenlijkheid rondom de afspraken die op locatie gemaakt worden. Dat vraagt denken in mogelijkheden en niet in beperkingen. Dat vraagt delen van dilemma’s en zorgen. Zo hebben wij met kwetsbare bewoners te maken. Dat vraagt soms aanvullende afspraken (samen met cliëntenraad en met de woning of de dagbesteding). Wij willen dat navolgbaar kunnen uitleggen.
Wet Zorg en Dwang		Vooralsnog ervaren we met de nieuwe Wet Zorg en Dwang (Wzd) een stuk bewustwording ten aanzien van onvrijwillige zorg en zijn we meer dan voorheen gericht op het zoeken naar alternatieven hiervoor. Tegelijkertijd ervaren we ook een grote registratielast die het frequent evalueren en registreren met zich meebrengt. Ondanks dat is het ons gelukt om alle “oude” maatregelen onder de noemer van de BOPZ voor het einde van 2020 om te zetten naar registraties in het kader van de Wzd en we zijn ontzettend trots op alle professionals die daaraan hebben meegewerkt.	De implementatie van de wet heeft door haar fijnmazigheid en complexiteit veel technische focus gekregen. In 2021 willen we meer gaan werken vanuit de intentie van de wet: vrijheidsvergroting en het goede gesprek daar over. De samenwerking met de nieuwe CVP’s en hun verbinding met de driehoeken en de bestaande CVP’s vraagt daarbij ook evaluatie.
Sociale veiligheid		Sociale veiligheid was (en is) een belangrijk onderwerp dat waar nodig geagendeerd werd in 2020. Sociale veiligheid gaat ook over bewustzijn. Opnieuw kijken naar bestaande situaties en je vanuit cliëntperspectief gezamenlijk afvragen of de situatie eigenlijk wel wenselijk is. De concept visie is gereed en zal in 2021 door de medezeggenschapsraden worden besproken.	De krachtkring sociale veiligheid neemt in 2021 het initiatief om op locaties het gesprek over de sociale veiligheid te verdiepen, acties te verzamelen en in samenspraak uit- en door te zetten.
Dossiervoering en methodisch werken		Ten aanzien van het onderdeel dossiervoering en methodisch werken zien we (oa naar aanleiding van PRISMA onderzoeken) verbeterpunten op het gebied van de zorgplancyclus, verouderde protocollen, risicotaxatie en het daaraan verbinden van ondersteuningspunten. We nemen dit nadrukkelijker op in de reeds bestaande scholingen aan persoonlijk begeleiders ten aanzien van dossiervoering.	De aandacht voor dit onderwerp in scholingen blijkt niet voldoende. Een meer inhoudsgedreven visie op de zorgplancyclus (vanuit waarom en wat het toevoegt), en een meer integrale uitwerking op de instellingen zal bijdragen aan verbetering in 2021.
Seksualiteit en GOG		De scholing rondom seksualiteit heeft in 2020 geen doorgang kunnen vinden.	In de praktijk moeten we ons verder ontwikkelen in het omgaan met gezonde en ongezonde intimiteit en seksualiteit. We hebben begin 2021 gezorgd dat de scholing op het gebied van seksualiteit (die in 2020 is stopgezet vanwege Corona) toch doorgang kreeg waarbij digitale mogelijkheden ook ingezet worden. Daarnaast gaan we het GOG-protocol evalueren en hebben daarbij extra aandacht voor het melden van incidenten, risicotaxatie en nazorg. Naast de implementatie intern, ontwikkelen we ook een nieuwe informatiefolder voor verwanten en gaan we ervoor zorgen dat we cliënten informeren over seksualiteit en misbruik. De vorm waarin we dat gaan doen is nu nog niet bekend. Hier gaan we de centrale cliëntenraad bij betrekken. Ook gaan we de visie op het gebied van vriendschappen, relaties, intimiteit en seksualiteit implementeren en vragen de teams vervolgens om beleid te maken t.a.v de locatie en de cliënten waar zij zorg aan verlenen. Tevens gaan we onderzoeken hoe we het thema seksualiteit en grensoverschrijdend gedrag inbedden binnen de organisatie waarbij de gedachte uitgaat naar kennisoverdracht door dwarsverbanden tussen de diverse instellingen.
Zorg(zwaarte)		Er was in 2020 expliciet aandacht nodig voor de ontwikkeling van de zorg(zwaarte). De cliënt op de juiste plek, het toerusten van medewerkers en team- en organisatie-overstijgende samenwerking vormen de basis, evenals een passende financiering (indicaties, meerzorg).	Het instellings-overstijgende proces rondom wachtlijstbeheer, plaatsing en ontwikkeling van het juiste aanbod voor de wachtlijst-cliënten moet versterkt worden. Individueel is een wakkere context, goede afstemming in de driehoek en heldere multidisciplinaire afstemming in de zorgplanbesprekingen van belang. Samenwerking met collega-instellingen in de regio in het verder borgen rondom complexe casuïstiek. Parallel vormt het toerusten van de teams op de toenemende zorgzwaarte een aandachtspunt voor de komende jaren. Het geheel wordt ondersteund door de beweging om de inzet en positionering van de behandelaars binnen de RS te versterken.
Leren & Ontwikkelen		Op de locaties is door de corona-crisis een achterstand in 2020 in scholing ontstaan. Doelstellingen t.a.v verplichte scholingen worden daarom niet altijd gehaald. Waar mogelijk worden scholingen middels Zoom georganiseerd maar dat is niet altijd even effectief of mogelijk. We is het gelukt een start te maken met de Raphaëlacademie (voor scholing, kennisdeling en de lerende context op de woon- en werkvloer).	In 2021 gaan we inzetten op (hernieuwde/verdere) versterking van de benodigde expertise van medewerkers door het nog verder inrichten van de Raphaëlacademie. Ook andere vormen van leren vinden een plek: intervisie binnen expertisegroepen, structureel kijken in elkaars keuken, etc. Ervaringen en lessen vanuit Beelden uit de praktijk worden breder gedeeld om meer anderen dan het betreffende team te inspireren. We gaan in 2021 nadenken over een platform/bibliotheek voor sociale en technologische innovaties. Hieraan is in 2020 ‘geproefd’, ook naar aanleiding van de innovatieplannen van de zorgkantoren. Dit wel in een afgestemde mix met de sociaaltherapie als basis en methodieken ter versterking. Daarom zijn we betrokken bij ontwikkeling van het antroposofisch behandelhuis (samen met De Seizoenen en Lievegoed). Ook worden andere methoden goed in beeld gehouden, onderzocht en waar wenselijk ingezet (denk aan Triple C, LACCS, Geef me de Vijf). Met Op Eigen Benen is een start gemaakt met de implementatie voor mensen met LVB en/of psychiatrie.
Teamreflecties		Uit de teamreflecties 2020 blijkt dat de communicatie en samenwerking duidelijk is verbeterd het afgelopen jaar. Een derde van de teams geeft expliciet aan dat er onderling tussen medewerkers vaker sprake is van open communicatie en veiligheid om feedback te kunnen geven. In de communicatie en afstemming met verwanten ziet bijna de helft van de teams verbetering. Bijna de helft van de teams geeft aan trots te zijn op de extra inzet die met elkaar gedaan is in verband met corona. Deze teams vinden dat ze flexibel, creatief maar ook goed doordacht omgaan met (nieuwe oplossingen voor) de zorg. Een kwart van de teams geeft aan dat het gelukt is cliënten meer duidelijkheid, rust en een veilige omgeving te bieden, oa door goed mee te bewegen met de individuele zorgvraag van de cliënten. In 2021 wil een kwart van de teams meer structuur aanbrengen in de planning (en het nakomen van deze planning) van de zorgplancyclus en de bijbehorende gesprekken met cliënten en verwanten. Op die manier willen teams ook de ondersteuningsafspraken beter kunnen monitoren en nakomen. Ook geeft ruim een kwart van de teams aan de rolduidelijkheid te willen verbeteren. Dit betreft rolduidelijkheid en werkverdeling onderling tussen collega’s, maar ook rolduidelijkheid (en soms grenzen) met verwanten. Cliënten gaan (volgens de helft van de teams) volgend jaar meer duidelijkheid en structuur ervaren (ook in de afstemming met verwanten, zodat cliënten één antwoord krijgen). Maar ook dat ondersteuningsafspraken beter worden nagekomen. Voor medewerkers ligt de focus hierbij op het voor cliënten realiseren van een goede dag, avond en nacht, waarbij medewerkers aansluiten bij en afstemmen op wat cliënten op dat moment vragen of nodig hebben. Bijna een derde van de teams wil dat cliënten zich in 2021 (nog) meer gezien, begrepen en geaccepteerd voelen (oa door maken afspraken, maar ook door scholing van medewerkers). Deze teams willen cliënten meer serieus nemen en ook moeilijke onderwerpen bespreekbaar maken (zoals bijvoorbeeld seksualiteit).	We gaan door op de ingeslagen weg. De teamreflecties leveren met de huidige werkwijze cliëntgerichte verbetermaatregelen op. We geloven dat elk team reflecteert, impliciet en/ of expliciet. Het zit in onze cultuur. Door expliciet te reflecteren wordt verbetering uitdrukkelijker zichtbaar en deelbaar. We gaan met de teams in gesprek over wat hen in beweging brengt om allemaal de reflectie te documenteren en te delen (anoniem of met toestemming uiteraard).
Voldoende en goed opgeleide medewerkers		Er is een verschil tussen de locaties van de Raphaëlstichting als het gaat om het succesvol werven van medewerkers voor openstaande vacatures. Verschillende locaties geven aan behoefte te hebben aan een strategische aanpak van werving, opleiden en behoud; in nauwe samenwerking tussen de locaties en HR.	Recruitment wordt doorontwikkeld om voldoende op de arbeidsmarkt zichtbaar te zijn en te blijven, om de vacatures te vervullen en inzet PNIL te beperken. Arbeidsmarktcommunicatie en geïntegreerde aanpak voor vindbaar en zichtbaar zijn tussen de concurrenten vraagt extra aandacht: zoekposities, verspreiding van vacatures, inzet van social media voor branding en werving. Antroposofie als bron en bijzondere context zijn mooi uit te lichten aspecten. Toepassen story telling in beeld en tekst. Trotse medewerkers/cliënten/familie als ambassadeurs. Extra impuls voor on boarding, denk aan introductie/inwerken, arbeidsvoorwaarden en actief exitbeleid. Zij-instromers krijgen opleiding via Scillz en baangarantie; vraagt (samenhangend) beleid op leerlingplekken en doorstroming tussen de locaties. Wij leiden met en voor elkaar op. Lokale samenwerking met ROC’s, aansluiten op ontwikkelingen in de sectorfondsen. Antroposofie als aanvullende scholing voor iedereen beschikbaar; in het bijzonder voor de zij-instromers actief aanbod (iedere zij-instromer heeft straks een diploma met antroposofische scholing).
Duurzame inzetbaarheid		De Corona-crisis heeft veel druk gelegd op de medewerkers. Krapte in de roosters, werken in kleine teams en voor sommigen thuiswerken maakte dat er veel werkdruk was. De locaties hebben die druk niet overal weg kunnen nemen. Er is wel veel aandacht geweest voor de ervaren werklast en werkdruk van de medewerkers en medewerkers hebben meermaals kleine of grotere attenties en dankbetuigingen gekregen om hen een hart onder de riem te steken. Dit werd zeer gewaardeerd.	De duurzame inzetbaarheid van medewerkers zal in 2021 verbeterd worden door: Interne mobiliteit stichtingsbreed te ondersteunen, onder andere door interne stages en loopbaanorientatie/coaching (7 Bronnen van arbeidsvreugde). Medewerkers meer regie te geven op het eigen rooster door zelfroostermodule. Aandacht voor de levensfasen van medewerkers te hebben (ouder worden, mantelzorg, spitsgezin) én aandacht voor werkdruk, werkgeluk en welzijn. Verzuimbeleid wordt versterkt met andere, meer preventieve impulsen, oa vanuit Positieve Gezondheid. In een nog te houden MTO wordt dit thema uitgelicht. Goede nazorg na incidenten

Keuzes (prioritering) die het bestuur maakt ten aanzien van kwaliteitsverbetering

In de inleiding bij het kwaliteitsrapport werd het al genoemd: 2020 was een jaar waarin de wereld op een bepaalde manier tot stilstand kwam, terwijl tegelijkertijd de ‘werktafel’ van de organisatie-ontwikkeling flink overhoop werd gegooid. Beloften en voorgenomen verbeteringen moesten worden bijgesteld, omdat bijeenkomsten niet door konden gaan of medewerkers hun prioriteiten moesten bijstellen. Want de zorg en begeleiding aan de cliënten in deze turbulente context en het samenwerken met de driehoek daarin, vroeg alle aandacht.

De ‘werktafel’ is dus opgeschud en misschien kunnen wij zelfs terugkijkend wel concluderen dat wij er met de corona-pandemie een tweede ‘werktafel’ bij hebben gekregen. Een ‘werktafel’ met soms grote onzekerheden die moesten worden uitgehouden, met zoeken naar alternatieve processen en dagelijks nieuwe informatieposities. Dit gaf grote druk, maar op de een of andere manier ook samenhang en inzicht en nieuwe wendbaarheid bij medewerkers en cliënten. Het was fijn te zien welke moed en creativiteit wakker werd. Ook de zeggenschap van verwanten en cliënten kreeg ondanks alles een impuls: het was urgent en deed er toe!

Terugkijkend is er ook sprake van corona-schade, waarvan wij de gevolgen nog niet helemaal overzien. Door de enorme beleidsdruk waren (en worden nog steeds) sommige medewerkers noodgedwongen zwaar belast, waardoor er als neveneffect ook achterstanden zijn ontstaan in bepaalde processen (denk aan de zorgplancyclus). Het is belangrijk deze schade gefaseerd te herstellen en de nieuw ontstane werkwijzen mee te nemen. Tegelijkertijd zullen we – waar dat kan – weer met werkgroepen en krachtkringen elkaar inspireren en bouwen aan duurzame verbeteringen.

Geprioriteerde verbeterpunten

Onderwerp	Verbeterpunt	Impact op betrokkenen
Weerbaarheid op de systeemkant	Structuren voor de borging van kwaliteit hebben slijtage opgelopen. Door ons systeem van aandachtsfunctionarissen, werkgroepen en vakgroepen, is de kwaliteit voor een groot deel in het primair proces georganiseerd. Tijdens de corona-crisis is gebleken dat dit de systeemkant kwetsbaar maakt (bijvoorbeeld op het onderdeel cliëntdossiervoering, zie ook: dossiervoering en methodisch werken bij de conclusies). Tegelijkertijd zien we hoeveel creativiteit en wendbaarheid er ook is. In 2021 ontstaat ruimte om deze structuren samen te vernieuwen door inspirerende en efficiënte instrumenten en werkvormen.	Wij bezien onszelf op de eerste plaats als een gemeenschap. En vanuit deze verschillende gemeenschappen nemen individuele medewerkers specifieke taken op zich (aandachtsfunctionarissen) en nemen zij (net als vakinhoudelijke professionals) deel aan verschillende werkgroepen, vakgroepen en expertiseteams binnen de stichting. Door dit te vernieuwen en te versterken worden (systemische) processen beter geborgd. En er is groei en werkplezier voor medewerkers. Hierbij is het de uitdaging om de vele driehoeken van cliënt/verwant/medewerker hierbij aangesloten te houden of te krijgen. Want uiteindelijk gebeurt hét natuurlijk in de driehoek.
Ambities samen dragen	Luisteren … en doen! Wij zijn er al een paar jaar mee bezig en dit heeft zeker geresulteerd in het vergroten van betrokkenheid van cliënten en verwanten. Er zijn veel nieuwe ambities. Medewerkers, cliënten en betrokken verwanten willen hiermee graag aan de slag. Wij willen deze ambities samen met alle gemeenschappen dragen, in goed overleg en naar wens en mogelijkheid met de betrokkenheid van alle driehoeken.	Cliënten en verwanten worden nog consequenter (en dus vaker) uitgenodigd om aan de voorkant mee te doen. Bijvoorbeeld door deelname aan krachtkringen, maar juist ook in de directe leefomgeving op woningen en werkplaatsen. Ook de COR-leden zijn steeds vaker betrokken in de beleidsfase. Zo ontstaat organisatiebreed meer co-creatie: met in plaats van over de betrokkenen.
Cliëntcommunicatie verder verbeteren	Je kunt pas meedoen … als je weet waar het over gaat. Wij hechten er daarom groot belang aan zowel de cliëntcommunicatie (maar ook de medewerkerscommunicatie) na de zomer 2021 nog verder te verbeteren. Klare taal en het gebruik van beeld ter ondersteuning zijn een belangrijke opdracht.	Cliënten, verwanten en medewerkers kunnen meedoen, omdat ze weten waar het over gaat. Waarden als gelijkwaardigheid, autonomie en samenzeggenschap krijgen zo steviger hun vorm.
Oók meer extern gericht	Deelname aan de samenleving kan voor cliënten een grote verrijking van hun leven betekenen, dus dit willen wij hoger op de agenda plaatsen. Er lopen kleinere trajecten voor woon- en werktraining op de verschillende locaties, ook bijvoorbeeld met SociaalGoed, welke in 2021 en 2022 van een krachtige impuls zullen worden voorzien. Samenwerkingsverbanden met collega-instellingen, ketenpartners, onderwijs en wetenschap worden doorontwikkeld en gevoed.	De interne en externe zichtbaarheid van deze projecten vergroten, maakt het voor cliënten, verwanten en medewerkers meer zichtbaar en dus kenbaar waaruit gekozen kan worden en bij welke initiatieven aansluiting gezocht kan worden.
HR-beleid	Ons werkgeverschap krijgt nog in 2021 een forse beleidsimpuls. Deze impuls legt grote nadruk op werving, een fijn werkklimaat, mobiliteit en leren & ontwikkelen. Leren & Ontwikkelen. Versterking op preventie en verzuim dragen bij aan duurzame inzetbaarheid.	Voldoende en goed toegeruste medewerkers, in de juiste mix van begeleiders, ondersteuners en behandelaars, past bij de doelstellingen van de Raphaëlstichting en zorgt ervoor dat cliënten verzekerd zijn van de best mogelijke zorg. Ook als die zorgvraag van bestaande en toekomstige bewoners en deelnemers verandert. Medewerkers ervaren versterking van hun expertise door de Raphaëlacademie en andere vormen van leren (zie ook: leren & ontwikkelen bij de conclusies). Ook ‘corona-vertragingen’ mbt geplande scholingen (bv rondom seksualiteit en GOG) zullen worden ingelopen (zie ook: Seksualiteit en GOG bij de conclusies).
Vastgoed	Aandacht voor de context, en met name voor de uitvoering van het vastgoedmasterplan binnen de kaders en de visie is een groot thema. Luisteren… en doen krijgt ook in de uitvoering van het masterplan een uitdrukkelijke plek.	Cliënten, verwanten en medewerkers denken mee, weten wat er speelt, weten wanneer zaken worden opgepakt of gerealiseerd en worden goed en tijdig geïnformeerd over (en waar nodig betrokken bij) eventuele noodzakelijke bijstellingen van de doelstellingen.

2. Terugblik (kort) op genomen acties naar aanleiding van het kwaliteitsrapport 2019

Naar aanleiding van het kwaliteitsrapport 2019 waren er verbeterpunten geprioriteerd door het bestuur.

Onderwerp	Voorgenomen	Gerealiseerd?
Sociale veiligheid	Sociale veiligheid was een belangrijk onderwerp dat waar nodig geagendeerd werd. Sociale veiligheid gaat ook over bewustzijn. Opnieuw kijken naar bestaande situaties en je vanuit cliëntperspectief gezamenlijk afvragen of de situatie eigenlijk wel wenselijk is.	De concept visie is gereed en zal in 2021 door de medezeggenschapsraden worden besproken.
Medezeggenschap	Middels proces- c.q. trajectplannen die navolgbaar en transparant zijn, kunnen grote projecten zoals de huisvestingsplannen, beter in gesprek gebracht worden. Maar ook voor de zeggenschap zelf zal veel aandacht zijn in 2020 en dan met name hoe deze op de woonhuizen en werkplaatsen in de dagelijkse (zorg)praktijk wordt uitgedragen door medewerkers en gestimuleerd wordt bij cliënten.	In een krachtkring bestaande uit cliënten, verwanten en medewerkers is een inspirerende visie ontwikkeld over Inspraak, zeggenschap en medezeggenschap. Deze is de basis voor scholingen en de ontwikkeling van regelingen en afspraken rondom de WMCZ. Daarnaast zijn COR en RvB bewust samen op zoek gegaan naar andere vormen van samenwerken. Door bij beleidsontwikkeling in co-creatie te werken en deel te nemen in krachtkringen, ontstaat vroeg zicht op elkaars perspectieven en belangen.
Antroposofie	In 2020 werd iedereen uitgenodigd de vragen die leven omtrent de antroposofie en haar uitwerkingen in het wonen, werken en de zorg vooral met elkaar te delen.	De antroposofie floreert in de ontmoeting, en dat viel niet mee in 2020. Op de instellingen zijn met grote creativiteit zo veel mogelijk van de antroposofische feesten op een andere veilige manier vormgegeven, incl live-streams en online ontmoeting. De Cultuurkring heeft stappen gemaakt om kennis en inspiratie digitaal te gaan delen op een webpagina. In december ontwikkelden we de digitale adventskalender met veel antroposofische inspiratie.
Keuzes in de zorgrelatie en de redenen daarvoor	Voorgenomen was om in de directe zorgrelatie actief in gesprek te zijn over de keuzes die gemaakt worden en de onderliggende redenen daarvoor.	Zorgplangesprekken hebben deels online plaatsgevonden, maar zijn ook vanwege Corona-werkdruk uitgesteld. In de praktijk heeft Corona de samenwerking en afstemming met cliënten en verwanten ook weer een impuls gegeven.
Dat wat zich niet toont	De Raphaëlstichting had zich voorgenomen in haar gesprekken met de locaties, maar ook in analyses en verslagen óók oog en oor hebben voor ‘dat wat zich niet toont’. Dit is een enigszins cryptische omschrijving, die wellicht beter met een voorbeeld kan worden geïllustreerd. Er zijn locaties waar in verhouding minder MIC-meldingen worden ingevuld. Dit kan betekenen dat er geen incidenten zijn…, maar het kan ook iets anders betekenen. Zo zijn er enkele teams die nog nooit een teamreflectie hebben gedaan. Waarom niet? Er zullen gerust teams zijn die zich nooit zullen opgeven voor ‘Beelden uit de praktijk’ of een ander project waarbij ‘vreemde ogen’ meekijken. Wat kan ons dit zeggen?	Hiervoor is vanuit de kwaliteitsdienst te weinig aandacht geweest in 2020. In het primair proces hebben we wel de implementatie van Triasweb, de ontwikkeling van het referentiekader Seksueel grensoverschrijdend Gedrag en het gesprek over de transparantie en leren van fouten verder gestimuleerd.

Gesprek met zorgkantoren over het kwaliteitsrapport 2019

Het kwaliteitsrapport 2019 was aanleiding voor een gesprek tussen Zilveren Kruis, VGZ en de Raphaëlstichting op 30 september 2020. Traditiegetrouw was de opkomst vanuit de Raphaëlstichting voor deelname aan dit gesprek weer groot. Lastig was dat het gesprek wegens Corona online moest plaatsvinden via MS Teams. Dankzij een stevig voorzitterschap en goede discipline bij de aanwezigen verliep het gesprek onder deze lastige omstandigheden prima. Alle punten die op de agenda stonden konden worden behandeld en vrijwel iedereen is aan het woord gekomen.

Er is een uitgebreid verslag geschreven van deze bijeenkomst. Op deze plaats willen wij alleen enkele belangrijke actiepunten naar aanleiding van het overleg met u delen:

Naar aanleiding van het gesprek had de Raphaëlstichting zich voorgenomen de volgende zaken te gaan verbeteren:

Onderwerp	Voorgenomen	Gerealiseerd?
Communicatie	Communicatie naar cliënten en medewerkers kan en moet eenvoudiger. De Raphaëlstichting zal zich verder bekwamen in het begrijpelijk communiceren naar cliënten en medewerkers en daarbij gebruik gaan maken van meer klare taal en meer visuele ondersteunende communicatie (denk aan film, maar ook infographics of picto’s).	Dit is opgepakt, ten dele gelukt en met waardering ontvangen. De op te richten krachtkring gaat verder met dit thema.
Cliëntversie kwaliteitsrapport 2020	De Raphaëlstichting wil bij het kwaliteitsrapport 2020 waarschijnlijk weer een film maken. Hierbij is het de uitdaging om de ‘beelden van kwaliteit’ vanuit verschillende perspectieven te belichten (vanuit cliënt, verwant én medewerker).	Dit is opgepakt en dit jaar is er een mooie film gemaakt, gebaseerd op thema’s die zijn aangegeven door deelnemers aan het centrale cliëntenraadoverleg.
Verbetermaatregelen toetsbaar formuleren en vanuit perspectief cliënt	Bij de formulering van actiepunten/verbeterplannen (bijvoorbeeld naar aanleiding van het CEO) in het kwaliteitsrapport 2020, wil de Raphaëlstichting inzetten op een scherpere concretisering hiervan en wat deze voor de cliënten betekent. Toetsbare formuleringen waarop een heldere terugkoppeling te geven is, maar ook meer ‘vanuit de cliënt en wat hij/zij daarmee opschiet’.	Gerealiseerd?
Samenwerking tussen locaties	In het kwaliteitsrapport 2020 verwacht de Raphaëlstichting te kunnen berichten over verdergaande samenwerking tussen de verschillende locaties. Door Corona wordt dit momenteel gestimuleerd.	Rondom de corona-maatregelen is er regelmatig door de instellingen met elkaar overleg gevoerd (In het MT, de impactteams, met medische diensten etc.). Ook een aantal HR-thema’s zijn door het vormen van een centrale afdeling meer gesynchroniseerd opgepakt, zoals onboarding, opleidingen. Verder is inhoudelijk de samenwerking op Meerzorg versterkt.
Samenwerking met andere zorgaanbieders	Ook de samenwerking met andere zorgaanbieders wordt door Corona gestimuleerd. Daarnaast zal de Raphaëlstichting niet schromen ook collega’s te bevragen op hun good-practices (denk aan Middin voor voeding of andere aanbieders voor het project rondom nazorg dat in 2021 op stapel staat).	Dit is onder andere opgepakt rondom corona, waarbij regionaal overleg op bestuursniveau, maar ook intercollegiaal overleg door de kwaliteitsdienst met collega-instellingen is geïntensiveerd.
Bespreking kwaliteitsrapport met zorgkantoor	Indien ook volgend jaar het kwaliteitsrapport online besproken moet worden, is het wenselijk te kijken naar een andere werkwijze/vorm van vergaderen zodat de deelnemers nog meer tot hun recht komen en de vragen van de zorgkantoren in een ‘snellere dialoog’ toegelicht kunnen worden (bijvoorbeeld in kleinere groepjes).	Gerealiseerd?

Terug naar Hoofdpagina