Terug naar Hoofdpagina
Samenvatting audits 2020
Dit jaar is het auditteam in het voorjaar en in het najaar op (digitaal) bezoek geweest bij locaties van verschillende instellingen om medewerkers op een aantal onderwerpen te bevragen en te luisteren naar ervaringen uit de praktijk.
Het doel van de 2 jaarlijkse audit is om informatie te krijgen over de verschillende processen, structuren en de onderlinge samenhang. Het legt de sterke en zwakke punten bloot en geeft mogelijkheden voor verbetering aan. De resultaten van de audits zijn opgenomen in de systeembeoordeling en zijn een stimulans voor ontwikkeling van de organisatie.
Het auditteam heeft de audits in het voorjaar nog fysiek uit kunnen voeren en in het najaar is dit gedaan middels Zoom. Ondanks dat men de praktijk niet heeft kunnen zien is deze vorm goed bevallen. Het heeft veel informatie opgeleverd, was gemakkelijker te organiseren en kostte minder tijd.
Er zijn dit jaar audits uitgevoerd bij Breidablick, Iambe, Artemis, Novalishoeve, Rozemarijn, Queeste, Midgard, Scorlewald, Oosterheem, Rudolf Steiner Zorg en het Centraal Bureau.
Onderwerpen
Onderwerpen waarop geaudit is in het voorjaar zijn: hygiëne en schoonmaak, machines bij de werkplaatsen, vergewisplicht, reanimatie, vervoer, mondzorg, eigen regie cliënten, inkoop en onderhoud.
In het najaar is er een audit uitgevoerd op het onderwerp corona. Het voordeel hiervan was dat de auditees niet geconfronteerd zijn geweest met een audit over onderwerpen ‘waar op dat moment hun hoofd niet naar staat’, en tevens was de gedachte dat het veel op kan leveren over hoe de auditees alles rondom dit onderwerp ervaren en om hiervan te leren hoe de organisatie hen hierbij beter kan ondersteunen.
Omdat er op veel onderwerpen geaudit is, en deze niet overal ter sprake zijn gekomen, geven we hier alleen de opvallendste uitkomsten weer.
Bevindingen
De hygiëne is op een aantal plaatsen niet op orde en voldoet niet overal aan de richtlijnen. De oorzaak hiervan ligt o.a. in slecht geventileerde ruimtes.
De bevindingen zijn besproken in de hygiëne-commissie waar vanuit alle instellingen een aandachtsfunctionaris aan deelneemt. Binnen de diverse instellingen is opnieuw aandacht gevraagd voor dit onderwerp en zijn de belangrijkste zaken opgepakt. Voor de grotere aanpassingen wordt gewacht op de geplande renovatie of nieuwbouw.
Bij het onderzoek naar gebruik van machines is naar voren gekomen dat er nog een aantal werkplaatsen zijn waar cliënten met machines werken en de risico’s daarvan niet opgenomen zijn in het cliëntdossier. Dit is meteen aangepast maar vergt wel nader onderzoek, zeker omdat 2 jaar geleden tijdens de ISO audit dit punt ook is geconstateerd en er nadien veel aandacht voor is geweest.
Met betrekking tot het onderwerp reanimatieverklaring is gebleken dat medewerkers niet altijd weten of cliënten een reanimatieverklaring hebben en waar zij deze informatie kunnen vinden. Het is blijkbaar niet goed bekend waar zij deze informatie in het dossier kunnen vinden en dit is daarom iets wat we opnieuw onder de aandacht gaan brengen.
Eigen regie van cliënten is een onderwerp waar op veel plaatsen bewust mee om wordt gegaan en ook steeds vaker ter sprake komt in cliëntenbesprekingen. Het blijft soms moeilijk in te schatten of een wens van de cliënt komt of onder invloed is van anderen. Het komt nog voor dat de doelen in het zorgplan geschreven zijn vanuit het perspectief van de verwant of verzorgende en minder vanuit het perspectief van de cliënt.
Bij de audit op het onderwerp corona kwam naar voren dat medewerkers de eerste periode als hectisch en soms verwarrend hebben ervaren. Al snel zijn nieuwe communicatielijnen ontstaan en oplossingen bedacht om zo goed mogelijk antwoord te kunnen geven op soms ingewikkelde vraagstukken. Er is veel gepionierd en men heeft o.a. geleerd door zelf te ervaren waardoor men beter toegerust is op een volgende corona golf. Er zijn mooie initiatieven ontstaan met als doel het leven voor de cliënten zo prettig mogelijk te laten verlopen. De meeste medewerkers ervaren een vorm van trots en saamhorigheid en hebben vertrouwen in elkaar, ondanks dat niet altijd alles goed verloopt.
Wat niet altijd lukt is om cliënten in de “bubbel” te houden. Er is soms te weinig toezicht mogelijk en het is niet altijd te voorkomen dat cliënten in de nabijheid van anderen komen. Ook is geconstateerd dat er medewerkers waren die een bedreiging vormden voor de bubbels door verplaatsingen en het werken bij meerdere locaties. Hier is opnieuw naar gekeken en dit komt niet meer voor. Met name in het begin kon men niet altijd bij de dossiers van alle cliënten. Inmiddels is dit aangepast en kunnen alle medewerkers bij de dossiers van de cliënten waar zij bij betrokken zijn.
Al snel werd gebruik gemaakt van Zoom voor overleggen en scholing. Men ervaart dat informatie uitwisselen via Zoom minder effectief is dan elkaar fysiek spreken.
Bij veel locaties heeft de zorgplancyclus stilgelegen tijdens de eerste golf waardoor er een achterstand is ontstaan. Ondanks dat men juist dit jaar veel heeft gereflecteerd heeft men dit nog niet altijd officieel gedaan middels de jaarlijkse teamreflectie. Men is zich hiervan bewust en we zien dat teams zaken in het najaar weer op zijn gaan pakken.
Bij locaties is door de corona-crisis een achterstand in scholing ontstaan. Doelstellingen t.a.v verplichte scholingen worden daarom niet altijd gehaald. Waar mogelijk worden scholingen middels Zoom georganiseerd maar dat is niet altijd even effectief of mogelijk. Scholingen ten aanzien van moeilijk verstaanbaar gedrag zijn op een later moment wel doorgegaan, zoveel mogelijk rekening houdend met de maatregelen die gelden. De geplande scholing “gezonde seksualiteit” wordt ook opgepakt, dit n.a.v. een aantal incidenten die hebben plaatsgevonden.
Met name tijdens de eerste golf heeft men ervaren dat men moest zoeken naar informatie. Plannen werden veelal gemaakt op instellingsniveau en waren soms onvoldoende toegespitst op de praktijk en alle zorgvormen en ook niet altijd toepasbaar in specifieke (complexe) situaties. Medewerkers werden op allerlei vlakken van veel informatie voorzien, werden overspoeld en wisten daardoor soms niet meer welke informatie relevant was. Het kostte hen veel tijd dit te filteren. Zeker op plaatsen waar meerdere zorgvormen aanwezig zijn, ervoer men de communicatie hierover ingewikkeld en leverde dit soms verwarring op bij cliënten/verwanten en medewerkers. Daarom is de communicatie daarna wat vereenvoudigd. Het corona-team dat de communicatie verzorgt, heeft het intranet inmiddels zo overzichtelijk mogelijk aangepast en tracht alle zorgvormen te bedienen. Daarnaast vindt er inmiddels al geruime tijd maandelijks een “impactteam-overleg” plaats waar diverse afdelingen en aandachtspersonen uit de instellingen aan deelnemen en men de meest recente informatie met elkaar deelt en afspraken maakt.
Niet altijd werden (nieuwe) maatregelen goed onderbouwd en toegelicht waardoor soms draagvlak ontbrak. De communicatie was volgens medewerkers soms tegenstrijdig en ging veel uit van regels en minder vanuit de bedoeling. Dit had o.a. ook te maken met de onzekerheden in het begin en de communicatie vanuit de overheid.
Men heeft aangegeven dat er behoefte is aan een antroposofische visie op corona. Aan het eind van het jaar is hierop ingespeeld door moreel beraad te organiseren t.a.v. de vaccinaties. Hierbij is niet gestuurd vanuit de antroposofie maar wel informatie verstrekt en het onderwerp van meerdere kanten belicht.
Medewerkers van de instellingen ervaren dat medewerkers van het Centraal Bureau (o.a. doordat zij vanuit huis werken), slecht bereikbaar zijn en er te weinig onderlinge afstemming plaatsvond. De gedachte gaat er naar uit dat diverse ondersteunende afdelingen bij hun systeembeoordeling in 2021 in gesprek gaan met medewerkers uit het primaire proces om te inventariseren hoe zij verbeteringen kunnen treffen om de teams beter te kunnen ondersteunen.
Er zijn plaatsen waar uitputting van medewerkers wordt gesignaleerd en waar behoefte is aan toekomstperspectief. Door het naleven van maatregelen en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben medewerkers soms weinig sociale contacten. Dit wordt als zwaar ervaren. Door het niet kunnen samenkomen ontstaat een verschraling van het gemeenschapsgevoel. We herkennen dit en realiseren ons dat niet voor alles een oplossing is en we het met elkaar nog even moeten volhouden.
Doordat cliënten vaker in de woning verblijven ervaren medewerkers minder tijd voor implementatie van nieuwe zaken. Zij ervaren dat er veel op hen afkomt op dat gebied. Daarom is er door het Centraal Bureau een overzicht gemaakt van alle projecten die bij de verschillende afdelingen lopen en nog gaan komen met het doel deze beter op elkaar af te stemmen en het primair proces hiermee minder, of niet tegelijkertijd te belasten.
Wat gaat goed?
– Medewerkers zijn zich steeds meer bewust van de eigen regie van cliënten.
– We zijn beter toegerust op een volgende corona golf.
– Er zijn vanuit beperkingen mooie initiatieven ontstaan.
– Medewerker ervaren een vorm van trots en saamhorigheid.
Wat gaat nog niet altijd goed en gaan we verbeteren?
– We gaan het registreren van het gebruik van machines door cliënten bij de werkplaatsen nader onderzoeken waarbij we ons afvragen wat de reden is dat de risico’s verzuimd worden te registreren in het dossier en wat ervoor nodig is om dit (mogelijk op een andere manier) wel te doen om risico’s hiermee in de toekomst te voorkomen.
– We agenderen de onderwerpen reanimatieverklaring en cliëntperspectief in het overleg met de key-users om vervolgens door hen uit te laten dragen in de praktijk. Ook geven we dit onderwerp een plek in de scholing van het ECD.
– De afdelingen van het Centraal Bureau gaan bij haar systeembeoordeling in gesprek met medewerkers uit het primaire proces om te inventariseren hoe zij verbeteringen kunnen treffen om de teams beter te kunnen ondersteunen.
– De afdelingen van het Centraal Bureau maken een overzicht van alle projecten die bij de verschillende afdelingen lopen en nog gaan komen en stemmen in het vervolg met elkaar af met het doel medewerkers uit het primair proces hiermee minder te belasten.
Terug naar Hoofdpagina